A operação planeada visa a reformulação dos processos de gestão que suportam a atividade do LNEC e a implementação de uma plataforma tecnológica que permita fazer de forma integrada a gestão de toda a informação.

Título
ReDeP_C - Redesenho e Desmaterialização dos Processos do LNEC com vista a melhorar a qualidade do serviço a Clientes

Entidade
Laboratório Nacional de Engenharia Civil
 
Destinatários/Beneficiários potenciais

Destinatários externos

• Clientes profissionais e organizações ligados à industria da construção ou organismos da administração central e local, que procuram o LNEC para a prestação de serviços de I&D&I consultoria, visando a qualidade e a segurança das obras, a protecção e a reabilitação do património natural e construído e a modernização e inovação tecnológicas no sector da construção
• Comunidade técnico-científica, com quem o LNEC estabelece consórcios de parceria para o desenvolvimento de projetos de investigação científica e inovação tecnológica;
  Estudantes do ensino superior e outros potenciais colaboradores do LNEC, que procuram no LNEC formação complementar através de estágios ou bolsas de mestardo e doutoramento
• Grupos com interesses específicos, Comunicação social e Sociedade em geral, que procuram no LNEC informação de caráter técnico nas áreas da sua intervenção

Destinatários internos

• Todas as chefias do LNEC, visto que a iniciativa permitiu desenvolver várias ferramentas de apoio à gestão e decisão, bem como dispor dum sistema de gestão documental
• Os serviços de gestão patrimonial e financeira e os serviços de gestão de recuros humanos
• Os investigadores, que passaram a dispor de um sistema de gestão de projetos de investigação bem como dos seus estudos e pareceres
• Os responsáveis pelas várias unidades de ensaios e metrologia, visto que a iniciativa permitiu implementar um novo modelo de acreditação, facilitando a gestão documental  e a harmonização  da  metodologia  de  suporte  ao  sistema  relacionada  com  a  acreditação  dos laboratórios, conforme aos requisitos expressos na norma de referência (NP EN ISO/IEC 17025)
• A maioria dos seus colaboradores, que pasaram a dispor duma infraestrutura de rede compatível com as suas necessidades.

Ponto de Situação

• Gestão do projeto: em curso
• Pesquisa e análise de plataformas tecnológicas: concluído 
• Redesenho dos processos de trabalho: concluído
• Definição dos requisitos e concepção do sistema de informação de gestão: concluído
• Aquisição de plataforma tecnológica de suporte ao Sistema: concluído
• Implementação do Sistema: em curso
• Restruturação da infraestrutura tecnológica necessária: em curso
• Sistema de Gestão de Laboratórios: concluído
• Reformulação do portal institucional de forma a suportar os níveis interactivo e transaccional: em curso
• Integração de sistemas: em curso
• Formação interna: em curso

 
Taxionomia
Modernização administrativa

Descrição breve
O Laboratório Nacional de Engenharia Civil (LNEC) é um instituto público com o estatuto de "Laboratório do Estado", que se dedica à investigação científica, à inovação e ao desenvolvimento tecnológico.
A atividade do LNEC visa essencialmente a qualidade e a segurança das obras, a proteção e a reabilitação do património natural e construído e a modernização e inovação tecnológicas no sector da construção, e desdobra-se em:

• Investigação programada de natureza estratégica realizada em articulação com universidades e instituições de investigação nacional e estrangeira;
• Estudos e pareceres por contrato, que incluem a prestação de consultoria técnica avançada a entidades públicas e privadas, nacionais e estrangeiras;
  Promoção da qualidade na construção, que inclui a preparação de documentos normativos sobre materiais e componentes para a construção, observação do comportamento de obras, certificação de empreendimentos da construção e ensaios correntes;
• Divulgação de conhecimentos e formação técnico-científica.

Antes da Iniciativa, o sistema de gestão do LNEC resultava essencialmente de uma reformulação operada em 1971, tendo então sido redesenhados todos os processos de trabalho de maneira a adaptá-los a uma atividade da Instituição mais dinâmica e variada do que a que enquadrara o desenho original.
Em 2001, foi então feito um diagnóstico dos processos e do sistema informático que os apoiava e sugerida a implementação dum modelo que correspondesse a uma visão estratégica de racionalização e automatização da gestão, nomeadamente de carácter financeiro e patrimonial, aliada a um conjunto de procedimentos que tornasse a gestão do LNEC mais eficiente e capaz de responder aos desafios do presente.
Mas, por várias razões, este modelo não chegou a ser implementado.
Este objetivo, que se mantinha atual em 2009, só poderia ser conseguido, se o modelo organizativo proposto fosse fortemente apoiado por uma plataforma tecnológica que permitisse fazer, de forma integrada, a gestão de toda a informação operacional e de suporte à decisão, nas vertentes financeira, patrimonial e de recursos humanos e, ao mesmo tempo, permitisse a gestão documental e a gestão técnico-financeira de projetos. Foi ainda considerado que este sistema deveria ser suportado por uma infraestrutura informática atualizada.
A implementação deste sistema, associado a um adequado programa de formação, permitiria ainda a requalificação de vários técnicos e outros profissionais que se ocuparão de funções mais nobres de apoio à gestão e mais intimamente ligadas à missão da instituição.
Também a divulgação da atividade do LNEC e a disseminação do conhecimento dos seus investigadores necessitavam de encontrar canais mais consentâneos com as tecnologias atuais e as necessidades dos seus atuais e potenciais clientes. Atualmente, para além do contacto direto com os seus clientes, o LNEC utiliza vários canais para divulgação da sua atividade, sendo de destacar: 

• a realização de ações de formação e reuniões técnico-científicas;
• a sua livraria onde se disponibilizam todas as publicações não-confidenciais do LNEC;
• a sua biblioteca com um vasto acervo de obras no domínio da Engenharia, incluindo naturalmente as editadas pelo LNEC, que é utilizada pela comunidade técnica e científica e por estudantes de todo o País.

O portal institucional do LNEC deveria constituir-se como único canal de interação do LNEC com o exterior e evoluir da sua fase informativa para uma crescente sofisticação de prestação de serviços online de forma interativa e transacional.
Foram estes os desafios a que a Iniciativa procurou responder.
 
Descrição pormenorizada

Objetivo
A Operação planeada visa a reformulação dos processos de gestão que suportam a atividade do LNEC e a implementação de uma plataforma tecnológica que permita fazer de forma integrada a gestão de toda a informação (financeira, patrimonial e de recursos humanos) bem como uma gestão documental totalmente baseada em suporte eletrónico, uma gestão técnico-financeira de projetos e um flexível sistema de suporte à decisão aos níveis estratégico, tático e operacional. Visa igualmente a reformulação dos processos de interação do LNEC com os seus clientes e com os potenciais beneficiários das suas atividades de divulgação, desmaterializando e integrando num portal único todos os serviços cuja natureza não exija interação presencial, bem como o suporte tecnológico adequado à implementação de uma cultura de apoio à melhoria dos relacionamentos com os nossos clientes.

Resultados da Operação

• Reformulação e Desmaterialização dos processos de gestão e de decisão, eliminando as tarefas sem valor acrescentado e os correspondentes postos de trabalho.
• Instalação dum sistema de gestão documental, que reduziu significativamente o tempo de circulação dos documentos e permitiu o rápido acesso a toda a documentação entrada ou produzida no LNEC. O sistema está em produção há cerca de dois anos e meio.
• Instalação dum sistema integrado de gestão de recursos humanos, patrimoniais e financeiros. O sistema, em produção há cerca de ano e meio, tem vindo a ser adaptado às necessidades específicas do LNEC.
• Instalação dum sistema de gestão dos laboratórios metrológicos e de ensaio, que permitiu atingir um nível elevado de harmonização e uniformização de uma parte significativa da informação e dos documentos inseridos no Sistema de Gestão da Qualidade dos laboratórios de ensaio e de metrologia do LNEC, bem como a migração de uma parte significativa da documentação dos mesmos para os novos modelos; foi efetuada a harmonização dos laboratórios e da aplicação e a sua compatibilização com a norma de referência NP  EN  ISO/IEC  17025,  em  particular,  no que se  refere  à  definição  de funções, competências e requisitos dos colaboradores das unidades laboratoriais; em resultado, foi possível criar um único laboratório acreditado no LNEC, evitando a replicação de auditorias, com considerável redução de meios (humanos e custos) para a sua gestão.
• Desenvolvimento e implementação dum sistema de gestão de projetos para assegurar, de modo eficiente, a gestão dos projetos de investigação e estudos/pareceres, permitindo: o planeamento financeiro e material dos projetos; o acompanhamento da respetiva execução material e financeira, apoiando-se nos sistemas de aprovisionamentos, gestão patrimonial, gestão financeira, gestão de recursos humanos e imputação de mão de obra existentes no LNEC.
• Implementação da infraestrutura informática – que compreende a infraestrutura de rede de dados (ativos e passivos), servidores, equipamento de armazenamento – de suporte às necessidades do sistema de informação de gestão em largura de banda, em armazenamento e em fiabilidade.
• Criação dum novo Portal, que permita divulgar a atividade realizada e sendo, ao mesmo tempo, um veículo que facilite o contacto com diversos parceiros e (futuros) clientes, de modo a conquistar parcerias, mercado e apoios. Pretende-se ainda que este Portal venha a constituir um local privilegiado para os órgãos de comunicação social procurarem informação sobre a atividade desenvolvida no LNEC e sobre desenvolvimentos ocorridos no domínio da engenharia civil.

Outras considerações
O projeto tem envolvido um vasto leque de pessoas com formações muito variadas (informática, gestão, economia, recursos humanos...), que têm trabalhado de forma muita harmoniosa.
As maiores dificuldades do projeto prendem-se com a morosidade associada a alguns procedimentos administrativos, e com as restrições orçamentais do LNEC para suportar a componente não financiada.  
 
Tecnologia
No âmbito deste projeto foram adquiridos os módulos de Gestão Documental, de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais de um ERP (Enterprise Resource Planning) à empresa Quidgest. Aquele software, que foi parametrizado e adaptado pelo fornecedor, utiliza o ambiente de desenvolvimento .Net da Microsoft e o gestor de bases de dados SQL Server da mesma empresa.
O módulo de gestão de projectos (de investigação, co-financiados ou não, e estudos e pareceres) está a ser desenvolvido à medida, utilizando métodos ágeis, pela empresa DoItLean, sobre a plataforma da OutSystems. Este módulo integra dados oriundos dos vários módulos do ERP.
No âmbito da reformulação do portal institucional, foi contratado o seu desenvolvimento à empresa SEARASOFT-Desenvolvimento de Software, Sociedade Unipessoal, Lda, tendo-se assegurado a utilização de tecnologias acesso aberto. 
 
Ponto de Contacto
Nome: Maria Alzira Santos
Cargo: Vogal do Conselho Diretivo
Tel. 21 844 3200
e-mail: masantos@lnec.pt
 
Resultados
Os objetivos propostos da Iniciativa estão já praticamente alcançados:

• foram reformulados e desmaterializados os processos de gestão e de decisão, eliminando as tarefas sem valor acrescentado e os correspondentes postos de trabalho;
• foi reestruturada e otimizada a infraestrutura tecnológica;
• foram atualizados os sistemas de gestão de financeira e de recursos humanos e integrado com estes um sistema de gestão de patrimonial e um sistema de gestão documental, que não existiam; 
• está a ser desenvolvido e implementado um sistema de gestão de projectos eficaz;
• foi instalado um sistema integrado de gestão dos laboratórios metrológicos e de ensaio;
• está a ser desenvolvido e implementado um novo portal que vai facilitar a comunicação com os vários público-alvo da intervenção do LNEC.

Deste processo resultará o claro aumento da produtividade dos trabalhadores do LNEC, que se reflete já na melhoria significativa dos tempos de resposta às solicitações dos seus clientes, e na capacidade de responder atempadamente e com facilidade às crescentes exigências das entidades financiadoras da actividade de investigação. A divulgação de toda a atividade do LNEC fica também bastante facilitada.

última atualização 18-06-2014