Plataforma de Trabalho Interna do GEP
A Plataforma de trabalho do Gabinete de Estudos e Planeamento (GEP) é um projecto de natureza instrumental, destinado a apoiar a actividade da Direcção no que diz respeito ao armazenamento, consulta e gestão da informação.
Iniciativa: Plataforma de Trabalho Interna do Gabinete de Estudos e Planeamento (GEP)
Entidade: Câmara Municipal do Porto
Destinatários/Beneficiários potenciais: Colaboradores do Gabinete de Estudos e Planeamento, podendo certos módulos que compõem esta plataforma vir a ser disponibilizados a outros serviços da CMP (Intranet) e mesmo aos cidadãos, através da página do município na Internet.
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: A plataforma encontra-se implementada, encontrando-se actualmente a ser objecto de ligeiras adaptações/melhorias identificadas já na fase de exploração generalizada por parte dos seus utilizadores.
Foi desenvolvida com o apoio do Programa Porto Digital e teve como principal objectivo criar um ambiente de trabalho único e integrado, capaz de dar resposta a problemas concretos de funcionamento das estruturas de suporte dos processos internos do GEP, sistematizar procedimentos no âmbito do desenvolvimento de projectos e de actividades, facilitar o acesso e actualização de informação e, ainda, permitir a criação de um repositório comum de dados de natureza técnica e administrativa.
A Plataforma de trabalho do GEP encontra-se estruturada em três grandes áreas: uma destinada à gestão de toda a informação transversal à Direcção Municipal, outra destinada à gestão da actividade do Departamento Municipal de Estudos e, por último, uma área destinada à actividade do sector responsável pela gestão das candidaturas a financiamentos externos.
Trata-se de uma plataforma colaborativa de trabalho, desenvolvida em ambiente
Web, com recurso ao
Plone (
software open source).
Relativamente às funcionalidades da aplicação, foram várias as preocupações que estiveram na base da especificação:
a)
Como repositório de informação:
- Integrar no mesmo ambiente de trabalho os vários sistemas e suportes existentes, conseguindo desta forma maiores garantias em termos da integridade de informação, segurança dos dados e automatização de processos;
- Centralizar dados dispersos e torná-los mais acessíveis, através de mecanismos de pesquisa/consulta mais céleres, eficazes e mais facilmente actualizáveis (BD sobre Projectos e Estudos sobre o Porto e AMP; Biblioteca digital; BD de contactos…);
- Introduzir melhorias na estrutura e organização de toda a informação, evitando a redundância e garantindo a integridade dos dados.
b) Como ferramenta de apoio à gestão da actividade:
- Conseguir melhorias no que respeita à gestão de projectos e de actividades, tirando partido da integração de toda a informação relacionada (Fichas de Projecto, Fichas de Avaliação de Projecto; Fichas de Actividade; relatórios de actividades mensais; Base de Dados de Projectos Financiados);
- Produzir de forma imediata e automática indicadores de gestão, a partir da informação carregada na aplicação, designadamente, indicadores de desempenho e monitorização estabelecidos no âmbito do Sistema de Gestão de Qualidade do GEP (ocupação do tempo; formação; resposta a clientes; resposta de fornecedores, …).
Recomendações
- Envolvimento dos colaboradores na especificação e testes da aplicação, para uma melhor apropriação do novo ambiente de trabalho;
- Integração dos instrumentos de trabalho e gestão já existentes na aplicação, com vista a uma maior automatização dos processos.
Próximas Acções
Disponibilização de algumas componentes da aplicação a outros serviços internos, através de integração com o Portal do Colaborador da CMP, designadamente, da Base de Dados de Projectos sobre o Porto e a AMP, da BD de Estudos sobre o Porto, da Biblioteca Digital do GEP e a divulgação de Fontes de Financiamento disponíveis.
Resultados
Os principais resultados obtidos com a implementação desta plataforma no ambiente de trabalho do GEP foram de âmbitos diversos, sendo de destacar os seguintes:
- Melhorias associadas aos processos internos do GEP;
- Melhorias na estrutura e organização da informação;
- Melhorias de gestão de recursos humanos;
- Melhoria dos dispositivos de segurança e integridade da informação;
- Redução da utilização do papel.
Ponto de Contacto
Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt
Adília Almeida
adiliaalmeida@cm-porto.pt
Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt
Última Actualização: segunda-feira, 16 de Março de 2009