A Plataforma de trabalho do Gabinete de Estudos e Planeamento (GEP) é um projecto de natureza instrumental, destinado a apoiar a actividade da Direcção no que diz respeito ao armazenamento, consulta e gestão da informação.

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Iniciativa: Plataforma de Trabalho Interna do Gabinete de Estudos e Planeamento (GEP)
Entidade: Câmara Municipal do Porto
Destinatários/Beneficiários potenciais: Colaboradores do Gabinete de Estudos e Planeamento, podendo certos módulos que compõem esta plataforma vir a ser disponibilizados a outros serviços da CMP (Intranet) e mesmo aos cidadãos, através da página do município na Internet.
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: A plataforma encontra-se implementada, encontrando-se actualmente a ser objecto de ligeiras adaptações/melhorias identificadas já na fase de exploração generalizada por parte dos seus utilizadores.

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Foi desenvolvida com o apoio do Programa Porto Digital e teve como principal objectivo criar um ambiente de trabalho único e integrado, capaz de dar resposta a problemas concretos de funcionamento das estruturas de suporte dos processos internos do GEP, sistematizar procedimentos no âmbito do desenvolvimento de projectos e de actividades, facilitar o acesso e actualização de informação e, ainda, permitir a criação de um repositório comum de dados de natureza técnica e administrativa.

A Plataforma de trabalho do GEP encontra-se estruturada em três grandes áreas: uma destinada à gestão de toda a informação transversal à Direcção Municipal, outra destinada à gestão da actividade do Departamento Municipal de Estudos e, por último, uma área destinada à actividade do sector responsável pela gestão das candidaturas a financiamentos externos.

Trata-se de uma plataforma colaborativa de trabalho, desenvolvida em ambiente Web, com recurso ao Plone (software open source).

Relativamente às funcionalidades da aplicação, foram várias as preocupações que estiveram na base da especificação:

a) Como repositório de informação:

• Integrar no mesmo ambiente de trabalho os vários sistemas e suportes existentes, conseguindo desta forma maiores garantias em termos da integridade de informação, segurança dos dados e automatização de processos; 
• Centralizar dados dispersos e torná-los mais acessíveis, através de mecanismos de pesquisa/consulta mais céleres, eficazes e mais facilmente actualizáveis (BD sobre Projectos e Estudos sobre o Porto e AMP; Biblioteca digital; BD de contactos…); 
• Introduzir melhorias na estrutura e organização de toda a informação, evitando a redundância e garantindo a integridade dos dados.

b) Como ferramenta de apoio à gestão da actividade:

• Conseguir melhorias no que respeita à gestão de projectos e de actividades, tirando partido da integração de toda a informação relacionada (Fichas de Projecto, Fichas de Avaliação de Projecto; Fichas de Actividade; relatórios de actividades mensais; Base de Dados de Projectos Financiados);
• Produzir de forma imediata e automática indicadores de gestão, a partir da informação carregada na aplicação, designadamente, indicadores de desempenho e monitorização estabelecidos no âmbito do Sistema de Gestão de Qualidade do GEP (ocupação do tempo; formação; resposta a clientes; resposta de fornecedores, …).

Recomendações

• Envolvimento dos colaboradores na especificação e testes da aplicação, para uma melhor apropriação do novo ambiente de trabalho;
• Integração dos instrumentos de trabalho e gestão já existentes na aplicação, com vista a uma maior automatização dos processos.

Próximas Acções

Disponibilização de algumas componentes da aplicação a outros serviços internos, através de integração com o Portal do Colaborador da CMP, designadamente, da Base de Dados de Projectos sobre o Porto e a AMP, da BD de Estudos sobre o Porto, da Biblioteca Digital do GEP e a divulgação de Fontes de Financiamento disponíveis.

Resultados

Os principais resultados obtidos com a implementação desta plataforma no ambiente de trabalho do GEP foram de âmbitos diversos, sendo de destacar os seguintes:

• Melhorias associadas aos processos internos do GEP; 
• Melhorias na estrutura e organização da informação;
• Melhorias de gestão de recursos humanos;
• Melhoria dos dispositivos de segurança e integridade da informação;
• Redução da utilização do papel.

Ponto de Contacto

Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt
 
Adília Almeida
adiliaalmeida@cm-porto.pt 

Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt


 Última Actualização: segunda-feira, 16 de Março de 2009