O "Projecto Plêiades" é uma iniciativa multidisciplinar com o objectivo de abranger, faseadamente, todos os sistemas e todos os colaboradores da Secretaria-geral do Ministério das Finanças.

 

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Iniciativa: Plêiades – Sistema Integrado de Informação
Entidade: Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública (SGMFAP)
Destinatários/Beneficiários: colaboradores da Secretaria Geral
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: em curso
Site: www.sgmf.pt

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Os objectivos estratégicos a atingir com este projecto são os seguintes:

• Aumentar a capacidade de tratar e utilizar a informação (COLABORAÇÃO);
• Aumentar a produtividade através da automatização de processos e da redução ou eliminação da dependência do papel (EFICIÊNCIA);
• Aumentar a capacidade de resposta através da ligação automática entre documentos e processos, e através da rapidez de acesso e consulta dos mesmos (TRANSPARÊNCIA);
• Permitir uma maior capacidade de decisão, apoiada pelo sistema de informação e por todos os seus dados (GESTÃO DO CONHECIMENTO);
• Garantir a evolução da solução, através da preparação da organização e dos sistemas para evoluções futuras (INOVAÇÃO);
• Garantir informação mais segura, por intermédio dos dispositivos de segurança disponibilizados pelos sistemas (SEGURANÇA);
• Garantir a integração com os sistemas e redes de comunicações existentes (INTEGRAÇÃO).

O "Plêiades – Sistema Integrado de Informação" inclui três subsistemas:

• Gestão de Processos e Documentos Electrónicos;
• Sistema de Suporte à Decisão (Recursos Humanos, Financeiros e Balanço Social);
• Intranet (Portal Interno).

Embora naturalmente interligados, o módulo de "Gestão de Processos e Documentos" foi o primeiro a ser iniciado. O que se pretendeu atingir com o módulo foi conseguir melhorar e agilizar os processos, métodos e qualidade do trabalho efectuado, melhorar a motivação, logo, a produtividade dos funcionários, criar uma base de trabalho (plataforma) normalizada, reduzir o tempo gasto em tarefas menores, reorganizar a estrutura da SGMF, reduzir custos (impressos em papel, arquivo, etc.) e, numa instituição onde a média de idades é elevada (50 anos), a necessidade imperiosa de repensar o sistema organizacional interno, por forma a garantir-se a "ancoragem" do conhecimento num sistema de informação coerente e de simples acesso e utilização.

Este subsistema, descrito como um sistema integrado de acompanhamento, gestão e arquivo electrónico de processos e documentos, solução mista, cliente/servidor e Web Based, está conforme com os standards internacionais, utilizando XML na componente de serviços (formulários electrónicos). O desenho inicial incluiu 20 workflows procedimentais, cobrindo as áreas financeiras, de recursos humanos e materiais, sendo a restante documentação electrónica suportada e gerida por procedimentos ad-hoc ou de simples gestão documental electrónica.

O principal problema que o Projecto, baseado em ferramentas de workflow, teve como objectivo resolver a necessidade de criar uma plataforma tecnológica poderosa, simples de utilizar e integrada, que permitisse a progressiva substituição dos documentos em papel e processos administrativos associados, por um sistema electrónico que permitisse a digitalização, encaminhamento, despacho, notificação e preparação de indicadores de suporte à decisão, de toda a documentação entrada, saída e processada pela instituição.

Em termos globais, o projecto sofreu de um momento de falta de patrocínio da direcção de topo, o que poderia ter feito perigar totalmente o projecto, se entretanto essa situação não se tivesse alterada.

Resultados

• Melhoria dos métodos de trabalho;
• Melhoria a qualidade do trabalho;
• Redução do tempo gasto em tarefas menores;
• Criação de uma base de trabalho normalizada;
• Digitalização de toda a documentação, que passou a ser distribuída electronicamente. O seu despacho, criação de processo, aprovação e encaminhamento são efectuados com recurso a assinatura digital (password de sistema);
• Sistema fornece indicadores preciosos de suporte à decisão, nomeadamente, tempos de paragem, totais parcelares ou globais, pontos de situação dos processos, montantes incluídos nas aquisições externas e requisições internas de material.

Ponto de Contacto

Regina Lopes
SGMFAP

 Fonte: portal da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública (SGMFAP)