O Provedor de Justiça recebe queixas dos cidadãos de maneira informal e com grande simplicidade de processos. Assim a substituição da tecnologia existente na instituição, já bastante desadequada aos tempos atuais era muito importante. Esta iniciativa englobou a desmaterialização do procedimento, a substituição e a integração das várias aplicações existentes. Esta solução permitiu chegar a todas as  áreas da instituição, desde os recursos humanos, contabilidade e gestão processual.

Título
Implementação de Gestão Documental “EDOCLINK – Gestão Processual

Entidade
Provedor de Justiça

Entidades parceiras
Projeto desenvolvido com software desenvolvido pela empresa linkconsulting com o apoio da AMA.

Destinatários/Beneficiários potenciais
Podemos dividir o Público-alvo em duas vertentes. O público – os cidadãos – que através de um modo desmaterializado podem apresentar queixa através do portal do Provedor de Justiça e de gerir a sua tramitação através da aplicação informática. Também como intervenientes podemos considerar os técnicos da instituição que manipulam e tratam a informação sem necessitarem de recorrer ao papel, tendo um acesso integrado ao processo que estão analisar. Eliminação do papel

Ponto de Situação
Concluído
 
Taxionomia
Com a implementação do sistema de gestão documental edoclink, a Provedoria pretendia:

• Centralizar o registo e pesquisa de todos os documentos (entradas, saídas e documentos produzidos internamente) numa única aplicação, nomeadamente os que constituem processos de queixas;
• Implementar processos eletrónicos, permitindo a agregação de documentos de acordo com o plano de classificação;
• Utilização de minutas/modelos para elaboração de documentos, permitindo uma uniformização da imagem e maior facilidade na sua criação;
• Gerir acessos dos utilizadores para criar e consultar informação.
• Uniformizar as aplicações existentes numa única plataforma
• Reduzir a circulação física da documentação e de procesos

Descrição breve
O Provedor de Justiça recebe queixas dos cidadãos de maneira informal e com grande simplicidade de processos. Assim a substituição da tecnologia existente na instituição, já bastante desadequada aos tempos atuais era muito importante. Esta iniciativa englobou a desmaterialização do procedimento, a substituição e a integração das várias aplicações existentes. Esta solução permitiu chegar a todas as  áreas da instituição, desde os recursos humanos, contabilidade e gestão processual.

Ao cidadão é facultada a possibilidade, através de um formulário disponível na internet, de apresentar queixa, queixa esta  sempre tratada eletronicamente, incluindo as interações com os queixosos até á sua finalização.

Descrição pormenorizada
Esta iniciativa pretendeu substituir o sistema em produção na Provedoria de Justiça. O sistema aplicacional substituído vinha já desde o ano 2000 e era caracterizado pela circulação em papel, sendo registado no sistema os dados recebidos em papel. O sistema incluía já alguma receção de informação eletronicamente quer através de correio (email) quer através de portal online, mas essa informação recebida não integrava diretamente na plataforma informática.

Não obstante terem sido encontradas várias dificuldades na implementação da iniciativa, nomeadamente na migração dos dados entre sistemas muito diferenciados, foi possível superá-los com o apoio da equipa de projeto

Dado que a nova aplicação incide fortemente na desmaterialização da informação, foram implementados novos métodos de funcionamento interno o que implicou formação de todos os funcionários da instituição e como consequência a adaptação aos novos métodos.
Embora tenha havido um bom acolhimento geral, esta é sempre uma fase em que se espera algumas dificuldades que foram ultrapassadas.

Tecnologia
O desenvolvimento da aplicação foi efetuado com recursos externos, através da empresa link.

Recomendações

• Importante que todos os colaboradores sejam incluídos no processo de mudança.
• Dado a grande alteração de método de trabalho interno é importante que seja percetível para todos as vantagens da nova plataforma em termos de eficiência.

Resultados
Neste momento o tratamento da informação está desmaterializado. Conseguiu-se uniformizar os procedimentos do colaboradores. Centralizou-se a manutenção de registos de documentos. Desburocratizou-se o processo de expedição de documentos para o exterior.

Última atualização: 22-06-2016