O Gestor Tarefas constitui uma ferramenta há bastante tempo reivindicada pelos serviços de atendimento ao público. Acessível através do Portal de Atendimento e através do Portal do Colaborador, nesta altura tem como objectivo a melhoria do acompanhamento do serviço prestado ao munícipe, através da estruturação da informação, de forma a permitir o controlo e a gestão de níveis de resposta, prioridades e execução das tarefas. Esta ferramenta está integrada com o Histórico de Contactos, permitindo o acompanhamento dos serviços prestados ao munícipe.

---

Iniciativa: Gestor Tarefas (GT)
Entidade: Câmara Municipal do Porto
Destinatários/Beneficiários potenciais: Cidadão e unidades orgânicas da Câmara Municipal do Porto
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: Concluído

---

O Gestor de Tarefas (G.T.) permite que qualquer utilizador possa criar uma tarefa para si próprio, ou para outro utilizador, para ser executada dentro de um prazo previamente estabelecido. Estas tarefas podem ser transferidas de um utilizador para outro, ou de um utilizador para uma fila de utilizadores.

Este é um sistema aberto, uma vez que todos os utilizadores podem consultar as tarefas criadas, transferidas e concluídas no G.T. por qualquer utilizador.

Os utilizadores do G.T. estão inseridos em FILAS (ou grupos), sendo estas, conjuntos de utilizadores com competências funcionais idênticas. Cada utilizador pode pertencer a mais de uma Fila.

Cada fila tem associado um conjunto de ASSUNTOS relacionados com as competências funcionais dos seus utilizadores. Por sua vez, cada tarefa poderá incluir ou não SUB-ASSUNTOS que permitam completar o seu sentido. Associada a cada fila poderão existir MOTIVOS que caracterizam a forma como a tarefa é concluída.

As tarefas, na sua evolução, passam por diversos ESTADOS:

• POR ATRIBUIR, ao ser criada para uma Fila. Fica DISPONÍVEL na fila a aguardar a sua aceitação por um utilizador dessa fila;
• PENDENTE, ao ser atribuída a um utilizador específico. Fica POR ACEITAR por esse utilizador;
• ATRIBUÍDA, ao ser criada pelo próprio utilizador. Fica RESERVADA na sua posse.

Após a criação da tarefa, o utilizador que a aceitou (reservou) pode Criar Sub-Tarefas, Transferir a tarefa para outro utilizador da sua fila, ou Concluir a tarefa.

Cada tarefa tem um tempo de execução - Prioridade – definido pelo utilizador no momento da sua criação. Durante o seu desenrolar é contabilizado o tempo que falta para a sua conclusão – Limite Execução.

A tarefa tem associado um semáforo - sistema de cores que permite identificar o tempo decorrido: verde, amarelo, vermelho e preto. As cores informam o utilizador do estado temporal da tarefa: Normal, Alerta, Crítico e Fora do Prazo, respectivamente.

O semáforo muda de cor decorrido 1/3, 2/3 e 3/3 do tempo definido para a tarefa. O semáforo com cor preta surge, quando a tarefa é concluída fora do prazo. Perante a conclusão da tarefa, suspende-se a contagem do prazo. O semáforo fica com a cor correspondente ao tempo decorrido até ao momento da conclusão. Os prazos suspendem-se aos sábados, domingos e feriados.

Tecnologia

A plataforma usada para o efeito é a Microsoft Sharepoint 2007, já usada no desenvolvimento de outras ferramentas e aplicações da CMP. Deste modo, fica ainda garantida a uniformização de sistemas, com a consequente racionalização de custos.

Próximas Acções

A médio prazo pretende-se generalizar esta ferramenta a outras unidades orgânicas, para controlo de tarefas decorrentes do atendimento ao público, mas que não digam respeito exclusivamente às áreas que estão na primeira linha deste atendimento – Gabinete do Munícipe.

Resultados

Número de tarefas registadas (em 25 de Agosto de 2010): 5.948

Ponto de Contacto

Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt
 
Adília Almeida
 adiliaalmeida@cm-porto.pt

Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt
Última Actualização: terça-feira, 31 de Agosto de 2010