Num quadro de restrição orçamental, de aumento de exigências, necessidades e competências, o Município de Oliveira de Azeméis tendo como objectivo o equilíbrio económico-financeiro, desenvolveu projecto de acompanhamento em tempo real dos objectivos que se propôs alcançar e, assim, possibilitar a introdução, sempre que necessário, de medidas correctivas a situações que inviabilizariam os objectivos finais. Através do estabelecimento de objectivos, numa primeira fase, do esboço de medidas que levem à sua concretização, da monitorização da sua evolução ao longo do exercício e da projecção de resultados finais, a gestão pode, antecipadamente, aferir os eventuais desvios e introduzir as necessárias medidas correctivas.

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Iniciativa: Gestão Orientada Por Objectivos - Racionalização de Recursos e Optimização Contínua dos Processos
Entidade: Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis
Destinatários/Beneficiários potenciais: Stakeholders Municipais: Elementos do Órgão Executivo; Membros da Assembleia Municipal; Dirigentes e Trabalhadores Municipais; Juntas de Freguesia; Colectividades e Associações; Agentes Empresariais; Clientes e Fornecedores; Entidades Bancárias; Agências de Desenvolvimento e Instituições do Ensino Superior.
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: Este projecto, em si mesmo, poderá considerar-se concluído, mas não fechado. Iniciado em 1 de Setembro de 2005, o projecto tem sido aplicado anualmente com a introdução de melhorias contínuas e de medidas de intensificação de optimização do processo.
Custos envolvidos: Afectação de Recursos internos, que implica um custo de aproximadamente 15.000€ ano.

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Visando garantir a médio/longo prazo o equilíbrio económico e financeiro e permitir aos gestores decidir com garantia de utilização dos recursos existentes, os grandes objectivos do projecto são:

• Criar plataforma com objectivos definidos;
• Definição de medidas e planos de acções para obtenção de objectivos traçados;
• Partilha de decisões, objectivos e medidas com os responsáveis pela gestão de recursos;
• Fornecimento da informação aos responsáveis, em tempo útil e na forma analisável;
• Análise e discussão permanente da evolução da situação;
• Sensibilização generalizada para a necessidade de gestão dos recursos existentes;
• Melhoria da informação.

O projecto desenvolvido pelo Município visou a obtenção de uma metodologia que permitisse em tempo real fazer chegar aos elementos decisores a informação da evolução dos actos de gestão e o seu impacto presente e futuro, permitindo a análise e avaliação do ponto de situação e suportados na informação se dê continuidade ou se introduzam medidas correctivas das decisões até então tomadas.

Definido como política global a rentabilização dos recursos disponíveis e gerir à sua dimensão e determinada uma gestão por objectivos, houve que idealizar e por em prática um método de acompanhamento eficiente e eficaz de modo a fazer chegar a informação aos centros de decisão na forma e no tempo útil à gestão.

Para obtenção da informação necessária foi desenvolvida base de tratamento de dados que permitisse a todo o momento fazer um ponto de situação global e/ou detalhado do Município de Oliveira de Azeméis.

A informação obtida, reportada ao final de cada mês, é transmitida ao Órgão Executivo e Divulgada, até ao dia 10 do mês seguinte, por todos os responsáveis que contribuem para a rentabilização dos recursos, permitindo:

• Avaliar o cumprimento dos objectivos;
• Analisar a projecção para meses seguintes;
• Analise comparativa com os valores históricos dos indicadores;
• Aferir com detalhe os contributos para os desvios verificados.

E assim, poder inserir medidas para correcção de situações anómalas ou dar continuidade às medidas bem sucedidas.

Tecnologia

• Aplicações da Medidata, SA;
• Base de Dados Oracle;
• Ferramentas do Office;
• GDW.

Recomendações

A montagem de um processo desta natureza, pressupõem:

• Dedicação de um serviço / Unidade Orgânica com meios humanos capacitados para auditoria interna e controlo de gestão;
• Forte envolvimento dos elementos do executivo e dos dirigentes.

Próximas Acções

Potenciar este projecto, interligando-o com as novas exigências do SIADAP 2ª Geração e intensificando a aplicação do Balance ScoreCard a toda a Organização.

Resultados

Desenvolvido o projecto, os Órgãos de Gestão e os responsáveis de serviços passaram a ter a noção da situação global do Município e de cada uma das suas áreas, bem como a perspectiva de evolução do Município e do impacto económico/financeiro da tomada de cada decisão.

Assim, no primeiro ano de aplicação do projecto conseguiu-se:

• Maior sensibilidade da organização para recursos existentes e para a sua gestão;
• A análise da situação do Município em tempo real: os responsáveis que contribuem para a
  rentabilização dos recursos do Município passaram a ter em tempo útil a informação dos recursos dos quais são responsáveis;
• A constatação de pontos fracos na organização e o desenvolvimento atempado de medidas correctivas: passaram a ser detectáveis ao longo do exercício desvios/anomalias que porventura só seriam diagnosticáveis no final do exercício, quando já não se iria tempo de corrigir; 
• Indicadores para definição objectivos no âmbito SIADAP;
• Dados/rácios de gestão qualitativamente muito superiores aos existentes anteriormente: foi possível obter quadros de indicadores/métricas de desempenho e de produtividade dos serviços que serviram de suporte à definição dos objectivos das unidades orgânicas e dos objectivos individuais dos colaboradores;
• Inversão da tendência anualmente verificada do indicador de rentabilização de recursos, passando de uma situação continuada de deficit para uma situação em Agosto de 2006 de superavit estrutural;
• Presentemente, os actos de gestão são tomados com maior consciência do seu impacto económico/financeiro na estrutura do Município;
• Melhoria quantitativa e qualitativa da informação de gestão.

Ponto de Contacto

José Figueiredo Faria
Director de Departamento de Administração e Finanças
Município de Oliveira de Azeméis
Tel.: (+351) 256 600 600
jose.figueiredo@cm-oaz.pt

Nuno Gomes
Chefe de Divisão de Auditoria Interna e Controlo de Gestão
Município de Oliveira de Azeméis
Tel.: (+351) 256 600 600
nuno.gomes@cm-oaz.pt

 Última Actualização: terça-feira, 9 de Fevereiro de 2010