O Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto é a unidade orgânica cuja missão principal é gerir os serviços centrais de Arquivo da municipalidade. Após um período de dotação de infraestruturas e de meios técnicos e humanos, este serviço enveredou por novas formas de Gestão, para responder às necessidades do Sistema de Informação do município, contribuindo deste modo para a Modernização Administrativa.

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Iniciativa: Gestão Integrada e Participada do Arquivo da Câmara Municipal do Porto 
Entidade: Câmara Municipal do Porto – Departamento Municipal de Arquivos (DMA)
Destinatários/Beneficiários potenciais: Colaboradores do Departamento Municipal de Arquivos da CMP / Equipas de trabalho de outras instituições, nomeadamente arquivos públicos.
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: Em curso, por se tratar de um processo de melhoria contínua.
Custos envolvidos: Foi implementado e desenvolvido com os Recursos Humanos existentes. Recebeu financiamento por parte do programa Foral, no âmbito da formação, mas os respectivos custos foram geridos pela empresa SGS Portugal. 
Site: Em revisão, no site oficial da CMP, devido à nova orientação política do Pelouro da Cultura, Turismo e Lazer.

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A gestão desenvolve-se por Objectivos e organiza-se por Processos, sendo a actividade do serviço monitorizada regularmente. A experiência foi seguida de um período de difusão junto de outros agentes de desenvolvimento.

Este projecto caracteriza-se pela criação de um modelo participativo de gestão, com diversos tipos de responsabilidades, a seguir discriminadas: Dirigentes (3); Responsáveis de sector ou serviço (9); Responsáveis da Qualidade (2); Equipa de Melhoria Contínua (14 membros); Gestores de Processos (6); Bolsa de Auditores Internos (12 colaboradores).

A formulação de um projecto de Gestão Integrada e Participada no Arquivo Municipal impunha-se pelo amplo leque de sectores orgânicos envolvidos, pela diversidade das funções e actividades do Departamento e pelo facto de o trabalho dos serviços se desdobrar em vários edifícios (Paços do Concelho, Casa do Infante e dois depósitos auxiliares). Assim, foi planeado um conjunto de medidas que fornecesse consistência aos actos de gestão e que conferisse maior dinamismo e eficácia aos serviços. Em síntese, o projecto engloba as seguintes realizações:

• Foram concebidas grelhas de planeamento, para facilitar a coordenação dos Objectivos Estratégicos da CMP, com os Objectivos Globais e dos Processos do Departamento e estes, por sua vez, com os Objectivos Individuais dos Colaboradores, nos termos do SIADAP;
• A Estrutura Orgânica do DMA promove a descentralização do serviço por áreas funcionais. No entanto, era necessário preservar a consistência e a eficácia do sistema de gestão. Para tal, foi elaborado um quadro paralelo – Estrutura Funcional –, onde se estabelecem as relações hierárquicas/operativas de cada colaborador. Por outro lado, criaram-se fichas individuais com o enunciado das funções de cada pessoa, com vista a uma maior responsabilização;
• A divisão de responsabilidades exige medidas complementares que promovam a cooperação sectorial, o trabalho de grupo e a necessária transversalidade em assuntos de natureza técnica. Para o efeito decidiu-se criar um conjunto de dispositivos de controlo e interacção, a saber: 
  • Equipa de coordenação: formada pelos três dirigentes e dois responsáveis da qualidade;
  • Equipa de Melhoria Contínua: constituída por dirigentes, todos os responsáveis de sector, o responsável pelos planos de manutenção e segurança e um elemento do Gabinete da Qualidade;
  • Gestores de Processos: dirigentes ou responsáveis encarregados de coordenar e aperfeiçoar a acções relativas a cada um dos seis processos que estruturam o sistema de gestão;
  • Responsáveis da Qualidade: dois responsáveis sectoriais que, em regime de acumulação, tal como os gestores, estão incumbidos de zelar pela coerência e pelo cumprimento das regras do Sistema de Gestão da Qualidade;
  • Bolsa de Auditores: colaboradores com formação específica e acreditação oficial para, periodicamente, procederem a auditorias internas no DMA;
  • Reuniões periódicas: as diversas equipas de trabalho reúnem regularmente;
  • A comunicação e a partilha de informações são garantidas por via electrónica, através da rede estruturada e da banda larga.

Informações complementares

O investimento que a Câmara tem efectuado ao longo dos últimos vinte e cinco anos, na modernização das infraestruturas e na dotação de meios técnicos e humanos, constituiu uma premissa essencial para o desenvolvimento que o Arquivo conhece na actualidade. Todavia, nada teria sentido se esse esforço financeiro não se viesse a traduzir no aperfeiçoamento do próprio sistema de gestão e na melhoria da qualidade do serviço prestado. Esta qualidade não depende apenas da organização do Sistema. Ela fica muito a dever, também, ao envolvimento da hierarquia e dos colaboradores, fomentado por mecanismos de participação e pelas transversalidades alcançadas através de uma nova metodologia de trabalho.

A filosofia integradora do Serviço é fruto de uma reflexão já antiga sobre a unicidade dos sistemas de informação, a qual foi determinante para que a Câmara Municipal do Porto tenha sido a primeira autarquia a incluir, num único departamento, a gestão dos seus serviços centrais de Arquivo. Por razões de natureza operacional e por tradição (terminológica), mantém-se a existência de duas Divisões de Serviços – Arquivo Geral e Arquivo Histórico – com funções complementares no plano arquivístico, mas organizadas de modo integrado e cumprindo objectivos comuns, no âmbito da missão do Departamento Municipal de Arquivos.

Explicado o contexto em que se desenvolveu o Projecto, facilmente se entende que este resulta de um processo dinâmico anterior e teve a intenção de dar actualmente consistência a uma sucessão de iniciativas, das quais, a mais relevante, foi a própria certificação da qualidade conferida ao DMA, em 11 de Outubro de 2006. Não pode deixar também de referir-se que, em simultâneo, o Departamento se viu confrontado com outros desafios, aos quais lhes era necessário dar resposta, articulando-os entre si: orientações estratégicas da Presidência, desenvolvimento do programa municipal “CMP ao espelho” (CAF), implementação do Sistema Integrado de Avaliação da Administração Pública (SIADAP), etc.

O aperfeiçoamento da cultura organizacional deve ser um processo contínuo e concretiza-se através da afirmação de valores e do desenvolvimento de novas práticas. Para o efeito, implementaram-se diversas medidas potenciadoras de um maior envolvimento das pessoas, da polivalência, da versatilidade funcional, do aumento de competências e do reforço do sentido de serviço público e de apoio ao cliente, a saber: 

• Criação de escalas de serviço nas salas de leitura, propiciando a todos os técnicos o contacto com a problemática do atendimento e uma melhor aproximação à diversidade do acervo documental;
• Distribuição pelos arquivistas e bibliotecários, alternadamente, da responsabilidade de organizar uma sessão no auditório, sobre o “Documento do Mês”, onde o público é convidado a assistir a uma apresentação multimédia e a contactar directamente com documentos originais, a propósito de um tema à escolha do referido técnico;
• Execução, nos diversos postos de atendimento público, de outras tarefas complementares, enquanto os colaboradores aí escalados aguardam a interpelação de clientes: pesquisas, carregamento de bases de dados, preparação de material para as oficinas educativas, foliação de códices ou documentos avulsos, etc., como forma de os manter ocupados e rentabilizar a actividade dos serviços;
• Cumprimento de um plano de formação anual, desdobrado em acções de diverso tipo, desde a complexa formação dos auditores, à mera formação interna, partilhada entre colegas, onde os monitores são seleccionados independentemente da sua posição hierárquica no sistema; o plano em vigor consta de 22 acções, sobre temas como a gestão do e-mail, o atendimento público, os instrumentos de acesso, etc;
• Distribuição e análise de inquéritos à satisfação de colaboradores e de clientes, incluídos nestes, os utilizadores das salas de leitura, os serviços administrativos da CMP e os visitantes do museu e Casa do Infante.

A destacar:

• Gestão de um acervo valioso e extenso: cerca de 11 Km de prateleiras, incluindo parte da documentação corrente do Município e diversos arquivos e colecções de origem particular;
• Grande variedade de suportes: preservação de documentos em pergaminhos, papel, fotografia, suportes digitais, etc; tratamento da respectiva informação, independentemente do suporte e da idade dos documentos;
• Instalações modernas: boas infraestruturas, distribuídas por quase 10.000 m2 de área construída;
• Carácter inovador do projecto: gestão integrada da informação; articulação entre objectivos estratégicos – objectivos departamentais – objectivos individuais; sistema de gestão certificado; complementaridade entre a gestão do património documental e do património arquitectónico;
• Processo potenciador de outras melhorias: modernização administrativa, gestão do arquivo electrónico, formação de novos públicos;
• Potencial de replicação: através dos contactos já efectuados e de manifestações do interesse de entidades externas, para conhecer o projecto;
• Valorização da Casa do Infante, monumento nacional onde se encontra instalado o Arquivo e que dispõe de um núcleo museológico;
• Programa de extensão cultural diversificado, com realce para o ciclo “O Documento do Mês” e as oficinas de serviço educativo;
• Acções externas orientadas para a cooperação e a inclusão social.

Recomendações

Este projecto foi antecedido e acompanhado na sua realização por: 

• Documento de Orientação Estratégica: 2005-2007, elaborado pelo DMA;
• Aplicação da Estrutura Comum de Avaliação (CAF), no âmbito do projecto "CMP ao Espelho", coordenado pela DMRH;
• Plano de formação, em coordenação com a DMRH;
• Implementação de um SGQ, com recurso a formadores externos;
• Desenvolvimento de uma rede estruturada e um sistema informático ajustados às necessidades do Arquivo;
• Criação de uma Intranet, para difusão de informações e para a comunicação entre os colaboradores;
• Estabelecimento de parcerias com o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Batalhão de Sapadores Bombeiros, Empresa Municipal de Habitação e Manutenção, entre outros;
• Criação de aplicação informática - Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo (GISA), que controla toda a cadeia de operações de recenseamento, incorporação, avaliação, eliminação, descrição, requisição, difusão.

Estas medidas facilitaram e orientaram a introdução de mudanças na estrutura funcional e nos métodos de trabalho dentro do DMA.

Próximas Acções

Desde Outubro de 2006 foram produzidas cerca de 15 acções de difusão externa desta experiência.

Anexos

Gestão Integrada e Participada do Arquivo da Câmara Municipal do Porto - Câmara Municipal do Porto, Concurso Nacional de Boas Práticas na Administração Local, 2008 (pdf, 2,21 MB)

Resultados

• Criação de metodologias de Planeamento e Monitorização;
• Definição de objectivos articulados com indicadores de desempenho;
• Desenvolvimento de hábitos de trabalho em grupo;
• Reconhecimento do grau de satisfação de clientes e colaboradores; 
• Criação de Responsáveis da Qualidade, da Equipa de Melhoria Contínua e de uma Bolsa de Auditores Internos, para além do impulso dado a duas Unidades de Gestão Transversais, para assuntos técnicos 
• Interiorização de uma cultura de serviço e melhoria contínua;
• Maior partilha da informação entre os sectores do DMA: melhoria da comunicação interna; 
• Aumento da eficácia em vários sectores e da eficiência do serviço central de arquivos (DMA); 
• Optimização da Gestão da Informação, melhorando a qualidade no acesso aos documentos de Arquivo e respectiva difusão; 
• Rentabilização dos recursos humanos e materiais existentes; 
• Maior motivação e qualificação dos colaboradores; 
• Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), nos termos da norma NP EN ISO 9001:2000, implementado em 2006; revisão posterior, em função da norma NP EN ISO 9001:2008.

Ponto de Contacto

Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt
 
Adília Almeida
adiliaalmeida@cm-porto.pt 

Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt 

 Última Actualização: terça-feira, 19 de Maio de 2009