Esta iniciativa da Câmara Municipal de Águeda tem como objectivo obter a informação necessária para a tomada de decisões de forma sustentada. A metodologia utilizada passou pelo incremento das ferramentas informáticas que possibilitassem obter a informação e, ainda, pela alteração dos procedimentos internos conducentes à obtenção dos resultados previstos.

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Iniciativa: Gestão Financeira...pela transparência
Entidade: Câmara Municipal de Águeda
Destinatários/Beneficiários: Os destinatários deste projecto são a generalidade dos cidadãos na medida em que permite redução das despesas e uma melhor eficiência na capacidade de resposta.
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação*
Custos envolvidos:  Custos de consultoria para apoio da introdução da Contabilidade Analítica, aquisição de um scanner A4 para digitalização com reconhecimento de caracteres, com o objectivo de automatizar a introdução dos dados das “Folhas de Obra” na aplicação informática e a aplicação informática do Balanced Score Card

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O controlo e a identificação das despesas foi o princípio que orientou todo o processo. Era preciso saber como era concretizado o orçamento anual da Autarquia, com pormenor por freguesia, por obra, por serviço, por tipo de artigo, etc..

Em paralelo pretendia-se, ainda, avaliar a rentabilidade das despesas e se são ou não oportunas, como por exemplo, se se está a dispender dinheiro em reparações repetidas e seguidas na mesma viatura sobre o mesmo problema.

Internamente, o processo permite evitar, ou mesmo eliminar, a circulação do papel e a “perda” de elementos nas gavetas ou na secretária de alguém…

Permite, ainda, saber com um grau de fiabilidade a quase 100%, a evolução da despesa e dos compromissos de despesa do Orçamento de cada ano.

As medidas aplicadas permitem ainda avaliar os consumos (de combustíveis, peças e reparações) de todas as viaturas e máquinas, possibilitando a tomada de decisões com base em dados concretos e documentados.

Com o objectivo de obter a informação necessária para a tomada de decisões de forma sustentada, a metodologia utilizada passou pelo incremento das ferramentas informáticas que possibilitassem obter a informação e, ainda, pela alteração dos procedimentos internos conducentes à obtenção dos resultados previstos.

A introdução da Contabilidade Analítica (Contabilidade de Custos) é um dos passos fundamentais em todo este processo já que é através dela que temos a informação necessária para aferir a oportunidade dos investimentos. A substituição de todas as impressoras e fotocopiadoras por equipamento multi-funções centralizados, com a obrigatoriedade de introdução do código pessoal, permitiu poupar em tonner’s, racionalizar e identificar o consumo de papel e retrair consumos indevidos.

A introdução do Balanced Scored Card permite uma análise fácil e rápida, do cumprimento do Orçamento Anual, do grau de prestação de serviços, do cumprimento dos prazos de resposta, da capacidade de resposta de cada serviço, do tempo de espera no Atendimento Presencial e outros indicadores que interessam controlar para garantir a qualidade do serviço.

Ponto de Situação*

Concluído:

• Implementação do sistema digital de Requisições Internas;
• Implementação da Plataforma de Contratação Pública;
• Criação de circuitos e workflow, com prazos e responsáveis por tarefas;
• Criação dos modelos de fichas de serviço, ofícios, fax’s, notas de serviço, etc., em formato digital com a sua introdução nas aplicações informáticas;
• Implementação de um Sistema Centralizado de máquinas multi-funções (impressoras, digitalizadoras e fotocopiadoras) com a uniformização de tonner’s, impressão mediante a introdução de um código correspondente ao funcionário, permitindo avaliar o volume de páginas por funcionário e/ou serviço;
• Introdução do sistema de identificação, por código, para as chamadas telefónicas;
• Centralização do Parque de Viaturas, com o registo dos quilómetros, o período de utilização, o destino e o nome do funcionário.

Em curso mas em adiantado estado de desenvolvimento:

• Contabilidade de Custos;
• Utilização da Plataforma de Contratação Pública;
• Balanced Scored Card.

Recomendações

• É fundamental que o processo seja assumido, de forma clara e inequívoca, pela Gestão de Topo a quem compete, mediante dados recolhidos pelos vários serviços, monitorar o processo e fazer os reajustes que essa monotorização indicar; 
• Qualquer método de controlo de despesas deve ser suportado por uma ou mais aplicações informáticas que reduzam o esforço que é necessário dispender para fazer esse controlo;
• Deve ser feita uma avaliação dos custos de forma a identificar situações onde a despesa seja sistemática sem corresponder a uma despesa corrente e normal.

Próximas Acções

Na área da gestão financeira, o caminho seguinte passa pelo aperfeiçoamento do sistema. Como 2007 foi o 1º ano de implementação da Contabilidade de Custos (Contabilidade Analítica), não há dados comparáveis dos anos anteriores. Aliás, toda a análise que foi feita para concluirmos que os resultados obtidos são realmente positivos, foi efectuada através da conjugação e extrapolação de dados.

Ao fim do ano em curso vamos ter possibilidade de comparar dados semelhantes, com base nas mesmas origens. Ao longo deste ano temos vindo a “afinar” o sistema sempre que a prática revela a necessidade de acertos e alterações. É um processo desenvolvido com base na aprendizagem já que este sistema é ainda muito raro na Administração local e temos de aprender com a nossa própria experiência.

Resultados

Não está concluída por comparação. Em 2009 teremos dados mais concretos.

Ponto de Contacto

Marlene Ferreira Marques
Gabinete de Organização, Planeamento e Modernização Administrativa
Câmara Municipal de Águeda
Tel.: (+351) 234 610 070
marlene.marques@cm-agueda.pt

 Última Actualização: terça-feira, 26 de Agosto de 2008