Através do projecto de “Automatização do Controlo de Assiduidade”, todo o processo de faltas e de planeamento, marcação e execução de férias da Inspecção-Geral das Finanças (IGF) é efectuado por via electrónica, bem como a aprovação do plano de férias.

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Iniciativa: Automatização do Controlo de Assiduidade
Entidade: Inspecção-Geral das Finanças (IGF)
Categoria: Inovação na Gestão
Ponto de Situação: Em curso

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Com a forte saída de pessoal verificada nos últimos anos e esperadas para os próximos, a IGF tem de modernizar os processos de gestão através do uso intensivo de tecnologias de informação.

A gestão da actividade na IGF tem por base uma lógica de controlo de projectos e tempos usados, cobrindo todo o pessoal, prática que exige um conhecimento rigoroso da assiduidade dos funcionários envolvidos. A utilização de procedimentos manuais sobre papel erra lenta, tinha gastos significativos em papel e recursos humanos para processamento e transporte do papel. Além disso, existiam com alguma frequência, impressos perdidos e dados incorrectos.

A solução para estes problemas passou pela criação de aplicações informáticas, assentes em metodologias de workflow, que permitam aos funcionários entrar na Intranet/Extranet da IGF através de um acesso vulgar à Internet em qualquer computador pessoal e em qualquer parte.

Os objectivos principais desta nova solução são os seguintes:

• Reduzir custos materiais, poupar tempo e libertar pessoal para outras tarefas;
• Criar a possibilidade de registo a partir de qualquer local no exterior da IGF, uma vez que os inspectores trabalham a maior parte do tempo fora do edifício da entidade;
• Acelerar a disponibilização da informação sobre a actividade;
• Obter um melhor controlo sobre as faltas e as férias dos funcionários.

Resultados

• Rentabilização dos meios tecnológicos disponíveis na IGF;
• Aumento da fiabilidade da informação sobre a actividade;
• Redução de tempo na disponibilização da informação sobre a actividade e assiduidade dos funcionários;
• Maior comodidade pela possibilidade de registo a partir de qualquer local no exterior da IGF;
• Maior controlo sobre as faltas e férias dos funcionários;
• Redução de custos em tempo e materiais, possível através da automatização deste processo, libertando pessoal para outras tarefas.

Ponto de Contacto

Elisabete Ribeiro Segurado
IGF

 Fonte: Deloitte, "Boas Práticas no Sector Público", 4ª edição, 2006