Plataforma de suporte digital à atividade da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC-CIMT)
O desenvolvimento da Plataforma de Suporte Digital à Atividade da Central de Compras da CIMT teve como objetivo criar um espaço privilegiado de comunicação e partilha de informação entre a CIMT, as entidades aderentes à CC-CIMT e as empresas; e desenvolver uma automatização do processo das negociações informais de cotações desenvolvidas (MT.Com), assegurando níveis elevados de transparência processual e melhores práticas negociais.

Título
Plataforma de suporte digital à atividade da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC-CIMT)

Entidade
Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo

Entidades parceiras
Entidades públicas do Médio Tejo e a empresa Phenoma – Design, Lda.

Destinatários/Beneficiários potenciais

  • Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo;
  • Entidades Públicas aderentes da CC-CIMT (Municípios de Abrantes, Alcanena, Constância, Entroncamento, Ferreira do Zêzere, Mação, Ourém, Tomar, Torres Novas, Sardoal, Sertã, Tomar, Torres Novas, Vila de Rei e Vila Nova da Barquinha, Serviços Municipalizados de Abrantes, Serviços Municipalizados de Tomar, Fundação do Museu Nacional Ferroviário Armando Ginestal Machado);
  • Fornecedores, a nível regional e nacional, registados na plataforma da Central de Comrpas da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo.

Ponto de Situação
A plataforma de suporte digital à atividade da CC-CIMT entrou em funcionamento no final do ano 2014.

Durante o primeiro ano de funcionamento ( 2015) a plataforma foi utilizada para lançar 12 negociações de produtos e serviços como, por exemplo, artigos de limpeza e serviços de certificação energética de edifícios/alojamentos de habitação social. A plataforma no final de 2015 era utilizada por 17 Entidades Aderentes e 97 fornecedores.

Pretende-se alargar a utilização da plataforma a várias Entidades da região do Médio Tejo, sujeitas ao Código do Contratos Públicos, nomeadamente, às juntas de freguesias e abranger o maior número possível de fornecedores.

Custos envolvidos

Os valores de investimento envolvidos com o desenvolvimento da plataforma foram 23.370,00€. Salienta-se que a aquisição da plataforma de suporte digital à atividade da CC-CIMT estava enquadrada numa operação aprovada, no âmbito do SAMA – Sistema de Apoios à Modernização Administrativa, pelo Programa Operacional Fatores de Competitividade. Assim sendo, o investimento foi cofinanciamento, com uma taxa FEDER de 85%.

Taxionomia
Desmaterialização de Compras Públicas.

Descrição breve
O desenvolvimento da Plataforma de Suporte Digital à Atividade da Central de Compras da CIMT teve como objetivo criar um espaço privilegiado de comunicação e partilha de informação entre a CIMT, as entidades aderentes à CC-CIMT e as empresas; e desenvolver uma automatização do processo das negociações informais de cotações desenvolvidas (MT.Com), assegurando níveis elevados de transparência processual e melhores práticas negociais.

Descrição pormenorizada
A Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Médio Tejo (CC-CIMT), foi constituída em junho de 2011, sendo uma das suas preocupações a difusão das novas práticas desmaterializadas de relacionamento da administração local com a economia, estimulando o desenvolvimento do tecido económico, preparando-o para enfrentar as dificuldades que se avizinhavam num contexto de austeridade galopante.

Assim, foi desenvolvido um conceito absolutamente impar de negociação informal de cotações, o MT.Com. Esta negociação informal de cotações, tem-se revelado uma solução de enorme utilidade para os municípios, assegurando níveis elevados de transparência processual e as melhores práticas negociais em processos de ajuste direto.

Esta iniciativa que surgiu, em paralelo com a clássica operação de central de compras que resulta, essencialmente, na realização de Acordos Quadro, visa o desenvolvimento de um espaço informativo, alojado na infraestrutura do Internet Data Center da CIMT, onde consta uma lista de artigos, que respeitam um conjunto de regras previamente definidas e comunicadas, a um preço apurado com base num processo de negociação. Com este modelo pretende-se assegurar que, para aquisições de baixo valor (até 75.000€), os interessados tenham um espaço interativo de cariz exclusivamente informativo, onde podem consultar as melhores ofertas do mercado para determinado bem, e caso o entendam, proceder às respetivas adjudicações aos fornecedores indicados.

Com a Plataforma de Suporte Digital à Atividade da CC-CIMT, passou a existir uma automatização do processo de registo dos fornecedores nas negociações informais de cotações desenvolvidas (MT.Com); uma base de dados; um barómetro público da utilização das negociações e dos resultados obtidos; e uma área de disponibilização de informação e formação de utilizadores internos e externos. A plataforma, no âmbito do MT.Com, permite às empresas comunicarem as suas condições de venda, dos mais variados bens e serviços, às entidades integrantes da Central de Compras, assegurando níveis elevados de transparência processual e as melhores práticas negociais em processos de ajuste direto.

Para o desenvolvimento da plataforma foram considerados os seguintes requisitos:

a) Automatização do processo de registo e certificação dos fornecedores, através de cartão do cidadão;
b) Área destinada à divulgação de informação geral da atividade da CC-CIMT;
c) Criação de base de dados de fornecedores por categorias de bens e serviços;
d) Notificação/avisos automatizados à base de dados de fornecedores da abertura de processos negociais;
e) Área reservada para gestão documental;
f) Barómetro público da utilização das negociações e das compras e dos resultados obtidos;
g) Área de avaliação qualitativa de fornecedores;
h) Área de disponibilização de informação e formação de utilizadores;
i) Exploração comercial de espaços de divulgação;
j) Introdução futura de práticas de fatura eletrónica;
k) Desenvolvimento de novas funcionalidades no que concerne ao MT.com.

Tecnologia
A Plataforma de Suporte Digital à Atividade da CC-CIMT, desenvolvida por uma empresa privada, assenta sobre software “aberto” (joomla); permite a utilização do Cartão do Cidadão como sistema para autenticação e identificação eletrónica, e encontra-se alojada no Internet Data Center da CIMT.

Recomendações
Após um ano de utilização da plataforma, salientam-se como aspetos essenciais a ter em conta no desenvolvimento de iniciativas semelhantes:

  • A importância da divulgação/demonstração das vantagens da plataforma às Entidades Aderentes e Empresas, através um plano de comunicação/formação ajustado ao público-alvo. Para o sucesso do projeto é essencial promover a utilização plena da plataforma, garantindo o participação de todas as Entidades envolvidas nos processos;
  • A importância de um estreito acompanhamento sobre a utilização da plataforma, monitorizando a eficácia da mesma, e promovendo eventuais ajustes de modo a melhor corresponder as necessidades/expetativas das Entidades envolvidas;
  • A importância da plataforma interligar com o ERP das Entidades Aderentes e outras plataformas utilizadas pelas diversas Entidades.

Próximas Acções
Promover um estudo/inquérito junto às diversas Entidades que utilizam a plataforma (Municípios e Empresas) que indique se é necessário proceder a alterações na plataforma e, se sim, quais as melhorias a introduzir.

Ponto de Contacto
Miguel Pombeiro
Secretário Executivo
geral@cimt.pt
249 730 060

Anexos
Newsletter da CIMT de novembro de 2014, na qual se divulgou o novo sitio/plataforma da CC-CIMT. Segue, igualmente, otexto completo da notícia.

Site
http://centralcompras.mediotejo.pt

Resultados
Referem-se os seguintes resultados gerais alcançados com um ano de utilização da plataforma:

  • Boa recetividade geral a este novo conceito;
  • 17 Entidades aderentes e 97 Empresas registadas;
  • Existência de mecanismos de registo certificado de fornecedores;
  • Base de dados de fornecedores por categorias de bens e serviços;
  • 12 Negociações de Cotações lançadas no âmbito do MT.Com;
  • Notificação/avisos automatizados à base de dados de fornecedores da abertura de processos negociais;
  • Existência de um catalogo dos produtos negociados, com fotografias dos mesmos;
  • Acesso, por parte das Entidades Aderentes, mais rápido, eficaz e eficiente aos documentos relativos aos Acordos Quadros desenvolvidos
  • Área reservada para gestão documental.

Última atualização: 30-12-2015