Plataforma Integrada de Contratação Pública (PORTALCoP)
O desenvolvimento do PortalCoP permitiu a racionalização de todo o processo de contratação pública através da integração dos processos que dele fazem parte.

Entidade
Polícia de Segurança Pública

Destinatários/Beneficiários potenciais
Área de Logistica e Finanças da PSP e Agentes Económicos.

Ponto de Situação
O projeto encontra-se concluído

Taxionomia
Modernização Administrativa, Inovação na Gestão.

Descrição breve
O desenvolvimento do PortalCoP permitiu a racionalização de todo o processo de contratação pública através da integração dos processos que dele fazem parte, alcançando-se, entre outros, os seguintes objetivos:

  • Diminuição de custos administrativos pela eliminação de redundâncias, simplificação e informatização administrativa de todo o circuito (desde o processamento de encomendas até ao pagamento);
  • Maior eficiência com a focalização de recursos;
  • Maior controlo e monitorização dos custos, pela disponibilização periódica de relatórios de controlo de gestão.

Descrição pormenorizada
Os objetivos iniciais do projeto prendiam-se com o desenvolvimento de uma plataforma que permitisse, essencialmente, a desmaterialização, racionalização e informatização do processo de contratação pública.
Contudo, com a implementação do GERFIP passou a existir uma sobreposição de objetivos, pelo que se reorientou o projeto para explorar ao máximo as capacidades daquele sistema, designadamente, pela agregação das seguintes capacidades:

  • Desmaterialização dos vários processos administrativos;
  • Racionalização dos modelos de organização e gestão e a simplificação, reengenharia e desmaterialização de processos;
  • Utilização de fatura eletrónica (em implementação);
  • Racionalização da Gestão de Stcks.

Assim, com este projeto contribui-se para aumentar a eficácia e a eficiência da atividade associada à contratação pública reduzindo também os “custos públicos de contexto”.

Tecnologia
Com a implementação do projeto é agora feito o controlo integral do processo aquisitivo, desde a requisição, passando pela aprovação, receção de mercadorias e registo de faturas de fornecedores.
Além do processo de compra, desenvolveu-se um  modelo de gestão de stocks, garantindo o controlo, quer físico, quer financeiro.

Recomendações

  • É fundamental a gestão de topo apoiar a reorganização do serviço de compras, promovendo novas práticas e a utilização de novas tecnologias;
  • Realçar os ganhos obtidos com a mudança de procedimentos;


 

Próximas Acções

  • Implementação da fatura eletrónica (em desenvolvimento);

Ponto de Contacto
Luís Gonçalves <lmgoncalves@psp.pt>

Resultados
• Modernização dos procedimentos e dos circuitos utilizados na aquisição de bens e serviços;
• Redução do custo total de aprovisionamento;
• Libertação de recursos de tarefas rotineiras para se centrarem nas negociações, na análise de informação na definição de padrões de compras e de consumo;
• Melhoraria da organização processual das aquisições e garantia do respeito pela legalidade.