Plataforma Comum de Modernização
No âmbito do Ministério da Administração Interna, a PCM_MAI pretendeu dar continuidade ao Projecto "PCM-Plataforma Comum de Modernização", coordenado pela Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, cujo objectivo foi criar um modelo de interoperabilidade que permitisse a troca e circulação de documentos electrónicos entre diferentes entidades na administração pública.
Iniciativa: Plataforma Comum de Modernização
Entidade: Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna (SGMAI)
Destinatários/Beneficiários: Administração Pública
Categoria: Administração Electrónica
Ponto de Situação: Concluído
Site: www.sg.mai.gov.pt
O projecto PCM_MAI iniciou-se em Outubro de 2006 e visou criar uma linguagem para classificação de documentos, na qual foram definidas as funções macro do ministério.
A Secretaria-Geral do MAI, coordenadora do projecto, definiu uma estratégia clara que envolveu todos os organismos responsabilizando os diferentes intervenientes de forma a que todos se tornassem co-autores do trabalho desenvolvido.
A estratégia teve como principal pilar o desenrolar do projecto em fases bem delimitadas em tempo e objectivos, sempre acompanhada por acções de gestão da mudança adequadas aos objectivos e metas a atingir.
Podemos referir que o projecto decorreu com grande empenho e adesão dos serviços sem a qual não teria sido possível atingir as metas pretendidas de forma tão eficaz e em tão curto espaço de tempo.
Fases da Plataforma Comum de Modernização no âmbito do MAI
- 1ª fase: Macro-estrutura MAI
- 2ª fase: Plano de Classificação de Documentos do MAI
- 3ª fase: Acompanhamento à implementação do Plano
- 4ª fase: Preparação da Tabela de Avaliação de Documentos
Metodologia utilizada
- Definição estratégica:
- Definição de objectivos;
- Definição de responsabilidades;
- Definição das equipas de trabalho;
- Calendarização das acções.
- Gestão da mudança:
- Apoio e empenhamento da gestão de topo;
- Workshop de arranque e de fecho de fases;
- Comunicações periódicas e sistemáticas a todos os intervenientes;
- Envolvimento efectivo e co-responsabilização dos intervenientes;
- Acções de dinamização;
- Acções de formação _ conceitos e prática;
- Aprovação do Plano pelo Ministro da Administração Interna.
- Plano de trabalho:
- Reuniões de levantamento por afinidades funcionais;
- Preenchimento de FRDs pelos intervenientes;
- Reuniões de discussão e consolidação de dados;
- Testes da aplicabilidade do plano;
- Elaboração dos instrumentos: Macro-estrutura MAI; Plano de Classificação e Tabela de Avaliação de Documentos MAI;
- Apresentação e aprovação dos instrumentos pelos intervenientes.
Recomendações
Em síntese podemos apontar como pontos fortes os seguintes aspectos:
- Patrocínio do projecto pelos dirigentes de topo da Secretaria-Geral;
- Liderança efectiva do projecto;
- Equipa dinamizadora perseverante;
- Eficaz condução e gestão do processo;
- Definição clara de objectivos e metodologia de trabalho;
- Interlocutores com perfis adequados;
- Processo participativo;
- Partilha de objectivos;
- Participação activa dos interlocutores;
- Sentimento de pertença dos resultados por parte dos intervenientes;
- Edição de um Manual.
Algumas recomendações de carácter prático:
- Entusiasmo;
- Acreditar no projecto;
- Transmissão clara dos benefícios a alcançar;
- Perseverança em todos os momentos;
- Capacidade para entusiasmar os mais cépticos;
- Clareza e isenção na condução do processo participativo;
- Ser ambicioso mas realista.
Próximas Acções
Chegar mais longe é o nosso lema. A iniciativa tem-se vindo a desenvolver sempre por patamares, integrando-a sim, num objectivo integrador e de âmbito mais abrangente, no MAI, na administração pública.
As próximas acções vão estar relacionadas com a implementação e acompanhamento da linguagem comum de modo a tornar efectiva a sua utilização na classificação de documentos nos vários organismos do MAI.
Contribuir para a desmaterialização dos documentos.
Por outro lado, queremos incentivar a boa gestão dos arquivos e neste momento já nos encontramos a preparar um projecto que, será piloto, com a DGARQ no sentido de estabelecermos um regulamento único para o MAI definindo prazos de avaliação, selecção, eliminação de documentos, seguindo uma estratégia alargada a todo o ministério.
Anexos
Instrumentos desenvolvidos:
- Manual de Gestão de Documentos;
- CD-ROM de apresentação da MET-MAI;
- Divulgação do projecto na DGARQ: comunicação formal num encontro organizado pela DGARQ;
- Divulgação do projecto na DGARQ em reuniões com a participação de representantes das Secretarias-Gerais;
- Notícias (pdf, 324 KB), divulgação Internet;
- Testemunhos dos beneficiários apresentados no Workshop.
Resultados
- Utilização de uma única linguagem para classificar os documentos na administração pública;
- Documento MET_MAI;
- Utilização de uma única linguagem para classificação de documentos no ministério;
- Interoperabilidade;
- Modernização administrativa;
- Gestão electrónica de documentos;
- Melhoria do acesso aos documentos;
- Impacto a nível organizacional.
Ponto de Contacto
Madalena Bobone
Divisão de Documentação e Arquivo
Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna
mbobone@sg.mai.gov.pt
Última Actualização: segunda-feira, 13 de Outubro de 2008