No âmbito do Ministério da Administração Interna, a PCM_MAI pretendeu dar continuidade ao Projecto "PCM-Plataforma Comum de Modernização", coordenado pela Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, cujo objectivo foi criar um modelo de interoperabilidade que permitisse a troca e circulação de documentos electrónicos entre diferentes entidades na administração pública.

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Iniciativa: Plataforma Comum de Modernização
Entidade: Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna (SGMAI)
Destinatários/Beneficiários: Administração Pública
Categoria: Administração Electrónica
Ponto de Situação: Concluído
Site: www.sg.mai.gov.pt

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O projecto PCM_MAI iniciou-se em Outubro de 2006 e visou criar uma linguagem para classificação de documentos, na qual foram definidas as funções macro do ministério.

A Secretaria-Geral do MAI, coordenadora do projecto, definiu uma estratégia clara que envolveu todos os organismos responsabilizando os diferentes intervenientes de forma a que todos se tornassem co-autores do trabalho desenvolvido.

A estratégia teve como principal pilar o desenrolar do projecto em fases bem delimitadas em tempo e objectivos, sempre acompanhada por acções de gestão da mudança adequadas aos objectivos e metas a atingir.

Podemos referir que o projecto decorreu com grande empenho e adesão dos serviços sem a qual não teria sido possível atingir as metas pretendidas de forma tão eficaz e em tão curto espaço de tempo.

Fases da Plataforma Comum de Modernização no âmbito do MAI

• 1ª fase: Macro-estrutura MAI
• 2ª fase: Plano de Classificação de Documentos do MAI
• 3ª fase: Acompanhamento à implementação do Plano
• 4ª fase: Preparação da Tabela de Avaliação de Documentos

Metodologia utilizada

• Definição estratégica:
  • Definição de objectivos;
  • Definição de responsabilidades;
  • Definição das equipas de trabalho;
  • Calendarização das acções.
• Gestão da mudança:
  • Apoio e empenhamento da gestão de topo;
  • Workshop de arranque e de fecho de fases;
  • Comunicações periódicas e sistemáticas a todos os intervenientes;
  • Envolvimento efectivo e co-responsabilização dos intervenientes;
  • Acções de dinamização;
  • Acções de formação _ conceitos e prática;
  • Aprovação do Plano pelo Ministro da Administração Interna.
• Plano de trabalho:
  • Reuniões de levantamento por afinidades funcionais;
  • Preenchimento de FRDs pelos intervenientes;
  • Reuniões de discussão e consolidação de dados;
  • Testes da aplicabilidade do plano;
  • Elaboração dos instrumentos: Macro-estrutura MAI; Plano de Classificação e Tabela de Avaliação de Documentos MAI;
  • Apresentação e aprovação dos instrumentos pelos intervenientes.

Recomendações

Em síntese podemos apontar como pontos fortes os seguintes aspectos:

• Patrocínio do projecto pelos dirigentes de topo da Secretaria-Geral;
• Liderança efectiva do projecto;
• Equipa dinamizadora perseverante;
• Eficaz condução e gestão do processo;
• Definição clara de objectivos e metodologia de trabalho;
• Interlocutores com perfis adequados;
• Processo participativo;
• Partilha de objectivos;
• Participação activa dos interlocutores;
• Sentimento de pertença dos resultados por parte dos intervenientes;
• Edição de um Manual.

Algumas recomendações de carácter prático:

• Entusiasmo;
• Acreditar no projecto;
• Transmissão clara dos benefícios a alcançar;
• Perseverança em todos os momentos;
• Capacidade para entusiasmar os mais cépticos;
• Clareza e isenção na condução do processo participativo;
• Ser ambicioso mas realista.

Próximas Acções

Chegar mais longe é o nosso lema. A iniciativa tem-se vindo a desenvolver sempre por patamares, integrando-a sim, num objectivo integrador e de âmbito mais abrangente, no MAI, na administração pública.

As próximas acções vão estar relacionadas com a implementação e acompanhamento da linguagem comum de modo a tornar efectiva a sua utilização na classificação de documentos nos vários organismos do MAI.

Contribuir para a desmaterialização dos documentos.

Por outro lado, queremos incentivar a boa gestão dos arquivos e neste momento já nos encontramos a preparar um projecto que, será piloto, com a DGARQ no sentido de estabelecermos um regulamento único para o MAI definindo prazos de avaliação, selecção, eliminação de documentos, seguindo uma estratégia alargada a todo o ministério.

Anexos
 
Instrumentos desenvolvidos:

• Manual de Gestão de Documentos;
• CD-ROM de apresentação da MET-MAI;
• Divulgação do projecto na DGARQ: comunicação formal num encontro organizado pela DGARQ;
• Divulgação do projecto na DGARQ em reuniões com a participação de representantes das Secretarias-Gerais;
• Notícias (pdf, 324 KB), divulgação Internet;
• Testemunhos dos beneficiários apresentados no Workshop.

Resultados

• Utilização de uma única linguagem para classificar os documentos na administração pública;
• Documento MET_MAI;
• Utilização de uma única linguagem para classificação de documentos no ministério;
• Interoperabilidade;
• Modernização administrativa;
• Gestão electrónica de documentos;
• Melhoria do acesso aos documentos;
• Impacto a nível organizacional.

Ponto de Contacto

Madalena Bobone
Divisão de Documentação e Arquivo
Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna
mbobone@sg.mai.gov.pt 

 Última Actualização: segunda-feira, 13 de Outubro de 2008