Este projecto enquadra-se no objectivo estratégico da simplificação e modernização administrativa da administração pública, pretendendo a Universidade Aberta imprimir uma cultura de simplificação que promova a redução de custos administrativos e de contexto centrada na simplificação, agilidade, inovação, automatização e desmaterialização dos processos.

Entidade

Universidade Aberta

Entidades parceiras

A Universidade Aberta acredita na partilha universal do conhecimento e na cooperação entre todos os que criam, preservam e difundem o saber. Por isso, a sua actividade de cooperação nacional e internacional com as demais universidades é não só intensa, como representa uma opção estratégica.

No plano nacional, a Universidade Aberta privilegia a participação no Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas, CRUP, mantendo igualmente uma colaboração permanente com as outras universidades públicas, consolidada na partilha de recursos.

No plano internacional, destaca-se a participação activa da Universidade Aberta nas grandes redes de inovação e desenvolvimento mundial, particularmente no âmbito de ensino a distância, e também o desenvolvimento de protocolos alargados de colaboração com as suas principais congéneres. Pretende-se promover a mobilidade de docentes e estudantes, a partilha de recursos no domínio social e humano, através de estratégias integradas, que combinam elementos económicos, sociais, culturais, ambientais e institucionais, em estreita colaboração com parceiros, públicos e privados, nacionais e locais. Estas actividades visam a qualificação dos recursos humanos, assegurando a igualdade dos géneros e valores culturais das comunidades.

A Universidade Aberta é membro de diversas redes internacionais:

• Associação das Universidades de Línguas Portuguesa- AULP;
• Asociación de Televisión Educativa Iberoamericana – ATEI;
• European Distance and E- Learning Network – EDEN;
• European Association of Distance Teaching Universities – EADTU;
• European University Association – EUA;
• European University Continuing Education Network – EUCEN;
• Global Universities in Distance Education – GUIDE;
• International Council for Open And Distance Education – ICDE;
• Head of University Administration and Management Network in Europe – HUMANE.

No desenvolvimento deste projecto estabeleceu-se ainda uma parceria institucional, com o Instituto de Registos e Notariados, I.P., de forma a optimizar os meios e recursos de uma das actividades da iniciativa.

Destinatários/Beneficiários potenciais

Os destinatários desta iniciativa são todos os cidadãos envolvidos e beneficiários dos serviços prestados pela Universidade Aberta que estão espalhados por todo o território nacional e internacional, tendo em conta a especificidade da sua prestação de serviços, ou seja, o ensino a distância.

Ponto de Situação

A iniciativa encontra-se “em curso”, estando neste momento em face de conclusão a última actividade da operação inerente ao sistema de gestão da qualidade, com a realização da auditoria externa, que se encontra já agendada, com vista à obtenção de um Prémio de Excelência.

Taxionomia

O carácter inovador desta iniciativa ultrapassa as fronteiras nacionais. O ensino a distância efectua-se há longa data, mas com limitações de disponibilidade para os alunos e com uma avaliação única no final das unidades curriculares. Com o novo modelo pedagógico da Universidade Aberta pretende-se a adopção de posturas pedagógicas que comprometam o aluno a ser participante activo, a desenvolver competências metacognitivas, a adoptar atitudes construtivas perante a sua capacidade de auto-realização, no âmbito da aprendizagem ao longo da vida.

Para que estes objectivos fossem concretizados foi necessário um investimento tecnológico significativo ao nível da organização da universidade que permita uma modernização dos seus processos administrativos que irão garantir um serviço de atendimento e uma celeridade adequada a um modelo desta natureza, que por sua vez levará à eficácia e à eficiência dos serviços prestados aos alunos.

O serviço prestado é efectuado “on-line”, a acessibilidade é garantida e a flexibilidade total em qualquer lugar.

Com esta iniciativa espera a Universidade Aberta elevar o nível de aprendizagem dos portugueses e portuguesas, ajudando no prosseguimento da estratégia nacional.

O ensino a distância assume características absolutamente diferentes do ensino presencial, assumindo uma importância vital no seu resultado, a forma de funcionamento dos serviços administrativos da organização, os mesmos que foram sistematizados, desmaterializados e transversais à organização, resultando numa fluidez de comunicação interna e externa que permite estes serviços “on-line”.

Descrição breve

Este projecto enquadra-se no objectivo estratégico da simplificação e modernização administrativa da administração pública, pretendendo a Universidade Aberta imprimir uma cultura de simplificação que promova a redução de custos administrativos e de contexto centrada na simplificação, agilidade, inovação, automatização e desmaterialização dos processos.

Descrição pormenorizada

A Universidade Aberta planeou um conjunto de acções estratégicas, entre as quais destacamos o desenvolvimento de um Modelo Pedagógico Completamente Virtual que requer a reorganização do back office de apoio e gestão da informação ao aluno, docente e sociedade com enfoque no processo desmaterializado de satisfação do aluno.

Toda a iniciativa assentou numa estratégia de inovação com um plano de acções devidamente programado, que não pôde ser implementado sem que se procedesse, em simultâneo, à modernização administrativa da organização e ao desenvolvimento de uma infra-estrutura tecnológica de suporte, através da qual o aluno tenha acesso a toda a informação de que necessita, quer académica quer administrativa – o Portal Académico. Realça-se ainda que em articulação com o Portal Académico desenvolveu-se uma Biblioteca Virtual.

A Universidade Aberta procurou desenvolver uma organização interna moderna, ágil e inovadora, que conduza à simplificação dos processos e à sua integração total, resultante das actividades de integração dos sistemas de gestão documental com a contabilidade e recursos humanos, desmaterialização dos processos, reengenharia de processos e implementação do sistema de gestão da qualidade.

Todas estas acções concorrem para o objectivo estratégico da Universidade Aberta de prestar um serviço de excelência ao aluno, tendo em conta a articulação entre as várias aplicações e a disponibilização aberta de conteúdos, na óptica do serviço e da informação ao aluno.

Tecnologia

A Universidade Aberta tem implementado um ambicioso programa de inovação pedagógica e tecnológica. Para tal desenvolveu o primeiro modelo pedagógico completamente virtual desenvolvido em Portugal e iniciou um plano de formação contínua com características únicas, destinado à certificação cíclica das competências pedagógicas de todos os seus docentes. O programa mobiliza equipas multidisciplinares responsáveis por projectos de inovação e de desenvolvimento pedagógico ou tecnológico de relevância internacional: destaca-se o novo portal institucional fazendo pleno uso das ferramentas web 2.0 e da migração de soluções e-commerce que pressupõe a existência de uma área de acesso livre e de acesso restrito e controlado (intranet e extranet), para o acesso dos serviços prestados pelos sistemas operacionais.

De entre os vários sistemas operacionais da Universidade, existem sistemas que suportam área funcionais especificas dentro da organização (gestão académica, e-learning, contabilidade, recursos humanos, loja on-line, biblioteca, páginas web dos departamentos, entre outros…), enquanto outros funcionam transversalmente, abrangendo toda a universidade (Gestão Documental e Workflow). É a informação proveniente destes sistemas operacionais (verticais e transversais), que depois de consolidada e segmentada, é disponibilizada aos vários tipos de utilizadores com o detalhe, o timing e o formato pretendidos.

Grande parte das funcionalidades a implementar mapeiam processos actualmente executados presencialmente e com diferentes níveis de informatização, pelo que a sua virtualização deverá ser objecto de análise, por forma a garantir a sua correta definição e adequação aos requisitos funcionais. Da mesma forma, na implementação das funcionalidades pretendidas, as interfaces entre sistemas têm que ser garantidas e realizadas para funcionarem de forma completamente transparente aos utilizadores, automatizando processos e eliminando a duplicação de tarefas.

Recomendações

Para o bom desenvolvimento desta iniciativa foi crucial a realização de um diagnóstico de todos os processos da organização, procedeu-se à análise dos mesmos e à sua discussão com todos os intervenientes.

Desta discussão resultou a identificação de tarefas e arquivos em duplicado, e de formas mais simples de atingir os resultados a que cada processo se proponha atingir, resultando numa simplificação global e numa redução significativa dos custos associados.

Foram apresentadas propostas de melhoria, redesenhados os processos e com o apoio das ferramentas de tecnologia avançada de que passámos a dispor, foi implementado a reengenharia de processos com o objectivo final de total integração da organização, quer ao nível das aplicações utilizadas, quer ao nível da desmaterialização de todos os processos.

O objectivo final, o da desmaterialização e integração completa, tendo em conta a componente humana e toda a gestão de mudança associada, num ambiente cultural muito específico, a administração pública, como estava previsto, não foi até ao momento totalmente concluído, estando no entanto, segurado o desenho de toda a reengenharia e a ser implementado todo o processo de forma a responder a este objectivo final definido.

Próximas Acções

Como referido anteriormente, no ponto da situação da iniciativa, esta encontra-se em face de conclusão no que se refere à última actividade da operação, inerente ao sistema de gestão da qualidade, com a realização da auditoria externa, que se encontra já agendada, com vista à obtenção de um Prémio de Excelência.

Ponto de Contacto
 
Universidade Aberta

SEDE | PALÁCIO CEIA
Rua da Escola Politécnica, 147
1269-001 Lisboa

CAMPUS DO TAGUSPARK
Edifício Inovação I
2740-122 Porto Salvo (Oeiras)
Portugal
Tel.: (+351) 300 002 890
Fax: (+351) 300 002 99

Anexos

Notícia, em anexo, da entrega do certificado pela Associação Portuguesa para a Certificação (APCER) no que se refere à implementação do Sistema de Gestão da Qualidade na Universidade Aberta




Homepage do Portal UAb



Portal UAb – Área Privada dos colaboradores (inclui Portal da Assiduidade – acesso e registos com Cartão do Cidadão; Portal de Requisições online; documentação actualizada do Sistema de Gestão da Qualidade – normas, processos, procedimentos, instruções de trabalho e impressos; Portal de Gestão Documental)

Site

www.uab.pt

Resultados

O projecto foi desenhado e desenvolvido de forma a maximizar os benefícios potenciais que proporciona. Por outro lado, em todas as actividades apresentadas a tecnologia utilizada para a sua implementação foi optimizada, com base numa análise custo beneficio.

Assim, a Universidade Aberta, em termos quantitativos, consegue recuperar este investimento em menos de 4 anos, com a simplificação dos processos espera-se a redução dos custos da operação administrativa, através da eliminação de duplicação de tarefas, por via sobretudo das poupanças nos custos com o pessoal e com os materiais consumíveis. E por outro lado, e com certeza mais relevante, em termos qualitativos, consegue uma melhoria muito significativa na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos que optarem pelos seus cursos; consegue passar a comunicar de maneira mais eficiente e eficaz com os seus alunos; consegue uma sistematização e consolidação dos processos de interacção; consegue diminuir a burocracia e por último consegue motivar e avaliar os funcionários.

Com a integração dos diferentes sistemas tecnológicos existentes na organização, resultou numa melhoria significativa da informação para a gestão e a eliminação de tarefas efectuadas actualmente em duplicado.

A implementação da gestão documental, a desburocratização dos processos e a eliminação da duplicação de arquivos, resultou num arquivo único, digital e acessível a quem necessita e tem permissão para a sua consulta.

Os resultados obtidos na relação de atendimento ao aluno são a consequência da evolução da organização internamente. Para a implementação das diferentes ferramentas tecnológicas, os recursos humanos da Universidade estão a elevar a sua qualificação através da formação obtida, quer ao nível tecnológico quer ao nível da organização.

O modelo apresentado poderá ser adoptado por outras entidades públicas com objectivos idênticos, uma vez que constitui uma boa prática a seguir.