Factura Electrónica na Administração Pública
O projecto "Factura Electrónica na Administração Pública" consiste na generalização da utilização da facturação electrónica e de processos de compra com base em sistemas baseados em TIC, visando a eficiência das compras públicas e a dinamização do comércio electrónico em Portugal.

Iniciativa: Factura Electrónica na Administração Pública
Entidade: UMIC – Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP
Categoria: Administração Electrónica
Site:  www.umic.pt

O Governo determinou em Agosto de 2005 que a Administração Pública deve adoptar a emissão e o recebimento preferencial de facturas electrónicas até ao início de 2007 e atribuiu à UMIC – Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP a promoção do respectivo processo de acompanhamento e avaliação da execução.
 
Com esta medida pretendeu-se promover mais uma contribuição da Administração Pública para a generalização das Tecnologias da Informação e Comunicação para o desenvolvimento da sociedade Portuguesa e para a promoção do comércio electrónico, o que é fundamental para assegurar a competitividade da economia nacional.

A adopção da facturação electrónica, uma vez estabilizada, permite uma redução de custos de processamento, eliminando a necessidade de repetidos lançamentos dos dados das facturas nas várias organizações envolvidas e reduzindo erros de lançamento e os consequentes custos de correcção, facilita o arquivo e acesso à facturação por meios informáticos e permite aumentos de eficiência da gestão contabilística e financeira.

Na sequência da decisão do Governo, a UMIC tomou várias iniciativas para promover a adopção da factura electrónica na Administração Pública:
  • Em Setembro de 2005 iniciou a inclusão do acompanhamento deste processo no âmbito das reuniões que, com periodicidade praticamente mensal, mantém com os núcleos de compras dos vários ministérios organizados no âmbito Programa Nacional de Compras Electrónicas.
  • Em Outubro de 2005 constituiu um grupo de trabalho com a participação de entidades da administração pública e individualidades da sociedade civil, incluindo membros da Aliança Digital (uma organização não-governamental cujos objectivos são precisamente a adopção da factura electrónica). Este grupo de trabalho procedeu à revisão de projectos de legislação relativos à factura electrónica e iniciou a elaboração de um Guia da Factura Electrónica.
  • No final de Janeiro de 2006 emitiu para os vários ministérios um inquérito electrónico destinado a formatar e facilitar a organização da informação que as diversas entidades da Administração Pública lhe têm de enviar sobre o calendário de aplicação das medidas a tomar no sentido de adoptarem facturas electrónicas.
  • Em Março de 2006 organizou, em parceria com a FIL/AIP, um seminário sobre a factura electrónica com sessões dedicadas a conceito, enquadramento legal, aspectos fiscais e impactos económicos, organizacionais e sociais, o qual reuniu mais de 250 pessoas. Neste seminário foi disponibilizado para consulta na Internet uma versão preliminar do Guia da Factura Electrónica que foi publicado no final de Março, no Fórum para a Sociedade da Informação, dando-se início a um período de consulta pública sobre o seu conteúdo.
  • Com início no final de Julho, e com realização planeada até ao final de Outubro, promoveu projectos-piloto de adopção da factura electrónica na Administração Pública, com o envolvimento de dezenas de entidades públicas, várias entidades prestadoras de serviços de facturação electrónica e vários fornecedores da Administração Pública. Com estes projectos-piloto pretende-se demonstrar concretamente o funcionamento de vários sistemas de recepção e emissão de facturas electrónicas pela Administração Pública e uma filosofia de partilha de serviços com sede nas Secretarias-Gerais dos vários Ministérios que permite formas práticas de generalização de facturas electrónicas em toda a Administração Pública.
  • No dia 25 de Outubro de 2006 foi publicada uma nova edição do Guia da Factura Electrónica, com as alterações resultantes do processo de consulta que tinha sido aberto quando a primeira edição foi publicada.
  • No dia 6 de Novembro de 2006, organizou no Fórum Picoas o Seminário "Adopção da Factura Electrónica na Administração Pública", onde foram apresentados resultados dos cerca de 40 projectos de adopção de factura electrónica em curso em múltiplas instituições públicas de 12 dos 14 ministérios e ainda da Presidência do Conselho de Ministros, incluindo 12 Secretarias-Gerais que hoje em dia já asseguram serviços partilhados de compras públicas electrónicas.
  • Foram divulgados os tipos de soluções encontradas, no sentido de facilitar a sua rápida generalização. Em área de exposição contígua 10 empresas fornecedoras de produtos e serviços de factura electrónica, da ViaCTT e da CODIPOR – Associação Portuguesa de Identificação de Produtos asseguraram a demonstrações de soluções para recepção, emissão e arquivo de facturas electrónicas.
  • Os projectos concretizam na prática soluções de factura electrónica, efectivamente comprovadas em situações reais, que podem ser usadas como serviços partilhados no âmbito de cada ministério, assegurando a possibilidade de adopção da factura electrónica em todos os seus organismos.
A adopção da Factura Electrónica é um projecto de modernização tecnológica com custos relativamente bai­xos (que poderão vir a ser inferiores a 0,10 €/factura), e com impactos potenciais extremamente interessantes em áreas tão fun­da­men­tais como as da produtividade e competitividade da economia nacional, a redução de custos administrativos no Estado, e a promoção da inovação de base tecnológica com o consequente desenvolvimento de novas áreas de negócio.

Tem também impactos secundários muito significativos em questões não menos importantes como a protecção do meio ambiente pela elevada redução de consumo de papel e de gastos de com­bus­tí­veis e geração de poluição em meios de transporte, o reforço da transparência e vi­si­bi­li­da­de das aquisições públicas, e da justiça fiscal.

Para se ter uma ideia da dimensão envolvida, a título de exemplo, a Portugal Telecom emite cerca de 42.000 facturas/mês para entidades públicas pela prestação de serviços fixos de telecomunicações, e um número ainda por determinar, mas possivelmente mais elevado, pela prestação de serviços móveis.

Estima-se que as 42.000 facturas referentes a serviços fixos representem anualmente mais de 1 milhão de folhas A4, e ocupem alguns quilómetros de espaço linear de arquivo. O seu tratamento manual (recolha, transporte, cópia, procura, etc.) consome certamente centenas de homem/ano.

O inquérito realizado pela UMIC no final de Janeiro de 2006 aos organismos públicos da administração central, a que responderam 239 organismos, revelou volumes totais de facturação muito significativos (cerca de 2,6 milhões de facturas, com um valor total de aproximadamente dois mil milhões de euros.

Próximas Acções

Prosseguir a avaliação e o acompanhamento da adopção de sistemas de factura electrónica pela Administração Pública

Resultados

O processo de desenvolvimento dos projectos-piloto lançados pela UMIC teve resultados muito significativos, alguns dos quais: 
  • O Grupo de Trabalho organizado pela UMIC convergiu para uma posição consensual de encorajar a utilização única de "standards" internacionalmente reconhecidos e o uso exclusivo de um de dois standards: UBL 2.0 e/ou XML-GS1. Este consenso é, em si mesmo, um resultado assinalável deste processo. 
  • Várias empresas qualificaram-se e adquiriram experiência decisiva para a prestação de serviços de facturação electrónica em formatos estruturados "standard" no âmbito dos próprios projectos-piloto.
  • As acções empreendidas levaram a uma forte mobilização do mercado de soluções de factura electrónica. Surgiram novas parcerias entre empresas, novas soluções, e alterações drásticas dos níveis de preços apresentados. 
  • No âmbito dos projectos foram pela primeira vez desenvolvidos módulos de integração de facturas electrónicas nos sistemas de informação que servem a Direcção-Geral do Orçamento e outros organismos e são disponibilizados e mantidos pelo Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Administração Pública. 
  • A experiência Portuguesa de utilização de formatos estruturados "standard" de facturas electrónicas era muito reduzida, existindo alguns, mas poucos, exemplos de grandes empresas que já disponibilizavam facturas electrónicas em formato ".pdf" a consumidores finais, assim como existiam exemplos de troca de documentos electrónicos estruturados que complementavam a entrega de facturas em papel, mas os exemplos mais completos de que dispomos hoje da capacidade de utilização de facturas electrónicas em formatos estruturados "standard" resultaram essencialmente destes projectos-piloto, constituindo uma sua importante contribuição com um potencial alcance económico que ultrapassa largamente o da Administração Pública.

Anexos

Guia da Factura Electrónica - UMIC – Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP (pdf, 1,23 MB)
 
Ponto de Contacto

UMIC

 Fonte: portal da UMIC