Disponibilização do catálogo bibliográfico online da Biblioteca Municipal Rocha Peixoto – Póvoa de Varzim
Implementação de um novo sistema integrado de gestão de bibliotecas; disponibilização online do catálogo bibliográfico das bibliotecas da Rede Concelhia de Leitura Pública;

Entidade
Câmara Municipal da Póvoa de Varzim / Biblioteca Municipal Rocha Peixoto

Entidades parceiras
Biblioteca Municipal Rocha Peixoto – Póvoa de Varzim
Centro Informático da Câmara Municipal da Póvoa de Varzim
Novabase (fornecedor da aplicação)

Destinatários/Beneficiários potenciais
Os principais beneficiários são toda a comunidade já que o catálogo online permite que todo o indivíduo com acesso à Internet possa consultar o fundo documental da biblioteca municipal. Do ponto de vista laboral, também os profissionais de informação da biblioteca são beneficiários desta ferramenta já que as potencialidades e funcionalidades permitem um trabalho mais eficaz, mais célere e com uma visibilidade maior. O projecto foi implementado com dois grandes objectivos em mente: a implementação de um novo sistema integrado de gestão de bibliotecas e a disponibilização online do catálogo bibliográfico das bibliotecas da Rede Concelhia de Leitura Pública.

Ponto de Situação
Neste momento está instalado e a funcionar com todas as funcionalidades disponíveis ao público.

Custos envolvidos
Investimento na ordem dos 54.000 €

Descrição breve
Objetivos: Implementação de um novo sistema integrado de gestão de bibliotecas; disponibilização online do catálogo bibliográfico das bibliotecas da Rede Concelhia de Leitura Pública;
Implementação: o processo de implementação teve a envolvência de profissionais da área da Informação e da Informática. Foi feito o estudo/levantamento das várias soluções existentes no mercado e feita a seleção do sistema. Foi feita a parametrização e migração dos registos bibliográficos, em simultâneo com o processo de uniformização da informação técnica. Foi implementado um plano de formação ao nível do utilizador e administração do sistema e efetuadas alterações nos procedimentos internos (tratamento documental) e externos (comunicação com os utilizadores). Após a realização dos testes de operacionalização foi feita disponibilização pública em Novembro de 2011.

Descrição pormenorizada
Principais factores que motivaram a decisão de avançar com o projeto:

  • Melhorar a comunicação com os utilizadores e facilitar o acesso à informação disponível no catálogo;
  • Expandir dos serviços disponibilizados ao utilizador;
  • Agregar as diversas bases de dados locais;
  • Facilitar o acesso aos repositórios digitais.

Soluções de Tecnologias de Informação utilizadas: Software – Horizon (NovaBase)
 
Aspetos inovadores do projeto:
Catálogo online, área pessoal (de leitor) passível de gestão por parte deste, notificações aos leitores, produção de estatísticas resultantes da utilização dos serviços e coleções (relatórios estatísticos de monitorização do sistema).

Benefícios alcançados:

  • Maior visibilidade e relevância do serviço (chegar a mais utilizadores);
  •  Enriquecimento da informação disponível no catálogo);
  • Partilha de recursos;
  • Comunicação mais eficaz com o utilizador;
  • Disponibilização de uma interface de pesquisa pública Web com funções integradas de Portal;
  • Rapidez e eficácia nos processos internos;
  • Aumento do grau de satisfação dos utilizadores.

Dificuldades sentidas:
Processo com alguma resistência ao nível da migração de registos devido aos diferentes sistemas de gestão de bibliotecas e várias bases de dados.

Tecnologia
Soluções de Tecnologias de Informação utilizadas: Software Horizon (NovaBase)
Desenvolvimento do projecto com duas fases:

  • interna: em que foram exportados os registos bibliográficas das diversas bases de dados em que se encontravam, preparação de registos e organização para integração;
  • externa: implementação do novo sistema de gestão documental (Horizon); instalação nos servidores da Câmara Municpal da Póvoa de Varzim com a participação do fornecedor do projecto (Novabase) e dos serviços do Centro Informático da Câmara Municipal.

Recomendações
Verificar a informação das bases de dados (caso haja informação dispersas por diversas) antes de agregar numa única base de dados para evitar informação errónea aos utilizadores (registos duplicados, registos de autoridade não controlados, etc.).

Próximas Acções
Está previsto para o final do ano de 2012 (ou início de 2013, e em todos os finais de ano) a apresentação de um relatório estatístico pormenorizado sobre os números recolhidos no primeiro ano de funcionamento do novo sistema de gestão documental (e catálogo online). Este relatório permite-nos avaliar o impacto que a tecnologia teve no funcionamento da Biblioteca bem como nos seus serviços.

Anexos
Foram desenvolvidos materiais de apoio aos utilizadores (tutoriais em vídeo) de auxílio do catálogo online:
Catálogo online – entrada: http://vimeo.com/34256740
Catálogo online – pesquisa simples: http://vimeo.com/34283633
Catálogo online – pesquisa elaborada: http://vimeo.com/34284515
Catálogo online – pesquisa avançada: http://vimeo.com/34287646
Catálogo online – pesquisa em índices: http://vimeo.com/34291788
Catálogo online – histórico de pesquisa: http://vimeo.com/34294147
Catálogo online – colecções especiais: http://vimeo.com/34373766
Catálogo online – gestão área pessoal: http://vimeo.com/35267899

Foram desenvolvidos materiais promocionais:
- Folheto de divulgação: formato A5 com informações relativas às funcionalidades do catálogo e tutoriais;
- Versão de bolso do folheto de divulgação.

Foi ainda desenvolvido um manual de procedimentos interno para melhorar a qualidade do serviço e uniformizar o mais possível todos os processos no desempenho das operações e dos serviços.

Site
- Endereço do catálogo
http://catalogobmrp.cm-pvarzim.pt/ipac20/ipac.jsp?profile=
- Sítio oficial da Biblioteca Municipal Rocha Peixoto
http://ww.cm-pvarzim.pt/Biblioteca/
- Evento publicado no sítio oficial
http://ww.cm-pvarzim.pt/Biblioteca/index.php?op=event&id=1212&cat=activ

Ponto de Contacto
Entidade: Biblioteca Municipal Rocha Peixoto e Câmara Municipal da Póvoa de Varzim
Telefone: + 351 2525 616 000 | E-mail: biblioteca@cm-pvarzim.pt
Responsável do projecto: - Manuel Costa – Director da Biblioteca Municipal Rocha Peixoto (manuelcosta@cm-pvarzim.pt)

 Última atualização a 12 de Novembro de 2012