No âmbito da Resolução do Conselho de Ministros n.º 137/2005, de 29 de Julho, publicada no Diário da República n.º 157, I.ª Série B, de 17 de Agosto de 2005, a Câmara Municipal do Porto desenvolveu uma solução tecnológica e respectivos procedimentos que permitem a recepção e tratamento das facturas dos fornecedores e a emissão aos seus clientes em suporte electrónico.

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Iniciativa: Criação da Factura Electrónica
Entidade: Câmara Municipal do Porto
Destinatários/Beneficiários potenciais: Fornecedores e clientes da Câmara Municipal
Categoria: Administração Electrónica
Ponto de Situação: Concluída em Julho de 2009
Site: https://online.cm-porto.pt/atendimentoonline

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A agilização do processo de tratamento e conferência de facturas é fundamental para melhorar o relacionamento institucional com outras organizações e o funcionamento interno dos serviços. Por esse motivo, implementou-se um novo sistema informático de facturação electrónica totalmente integrado com os restantes sistemas já existentes, traçando como principais objectivos a diminuição do tempo de liquidação e pagamento das facturas.

Este projecto está inserido na política de modernização dos serviços levada a cabo pelo Município do Porto. O objectivo é a criação de soluções eficientes e amigas do ambiente e a redução, de forma substancial, da burocracia e dos custos de tramitação dos documentos, o que permite ainda uma redução significativa do uso do papel.

A implementação desta solução contou com o envolvimento da Direcção Municipal de Sistemas de Informação (DMSI), da Direcção Municipal de Finanças e Património (DMFP) e da DomusSocial E.M..

Relativamente aos fornecedores, através do desenvolvimento de solução e-Billing Connector (e-bc), é permitida a recepção e tratamento das facturas e outros documentos financeiros de modo integrado com o Sistema de Contabilidade Autárquica. Para a prossecução deste fim é estabelecido com cada uma dos fornecedores a celebração do contrato de adesão.

No que diz respeito aos clientes, o mesmo sistema já se encontra disponível, numa primeira fase mediante a disponibilização online das guias de pagamento na plataforma do serviço de atendimento online em https://online.cm-porto.pt/atendimentoonline, acessível através de autenticação prévia (número de utilizador + palavra-chave) e com Cartão de Cidadão.

Esta iniciativa é uma das medidas municipais do Simplex Autárquico para 2008/2009. Lançado no dia 3 de Julho de 2008, o Simplex Autárquico visa a simplificação nomeadamente no que se refere à consulta pública, à transparência e à prestação de contas e a melhoria da qualidade de vida dos munícipes e reduzir os encargos administrativos para os cidadãos e para as empresas.

Tecnologia

O sistema assenta numa solução portuguesa inovadora (PI - e-Billing Connector) que permite uma integração total (inbound e outbound) dos documentos digitais com informação estruturada complementar. Nesta primeira fase, esta solução permite aos sistemas informáticos financeiros da CMP e da DomusSocial trocarem, de forma automática e segura, este tipo de informação, tornando o processo muito mais rápido e eficiente.

A CIC (Custom Integration Component), é responsável por colocar à disposição em ambiente AIRC os documentos recebidos. O papel do eBilling Connector no processo consiste em receber no canal e-mail os documentos enviados para a CIC.

A tradução de dados de e-mail, permite extrair informação suficiente para gerar o XML para integração em ambiente AIRC. A tradução de dados de e-mail é, do ponto de vista de configuração mais flexível, mas ao mesmo tempo mais exigente em termos de conteúdo da mensagem recebida, ou seja, a tradução de dados de e-mail, é apenas efectuada quando é enviado como anexo no e-mail um ficheiro digital (Word, PDF, etc). O ficheiro de configuração deve especificar qual o e-mail do remetente e quais as localizações especificas no ficheiro XML para formar um XML válido.

O eBilling Connector está concebido de forma a ser integrado com qualquer ERP do mercado, bem como com outras plataformas operacionais, como Gestão Documental, CRM e desenvolvimentos à medida, garantindo total segurança e autenticidade dos dados aos diversos intervenientes do processo e tirando partido dos benefícios reais que a sua adopção potencia.

Recomendações

As principais orientações a ter em atenção relacionam-se com o cumprimento do quadro legal que confere à factura electrónica o mesmo valor legal de uma factura em papel (autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo).

A implementação de um sistema de facturação electrónica tem como principais pontos fortes a redução de custos, rápida validação de facturas, evitar a dispersão de facturas e a integração com sistemas de contabilidade já existentes.

Próximas Acções

Alargamento gradual do sistema aos restantes processos de facturação com outras organizações e empresas.

Anexos

Câmara do Porto é o primeiro município com factura electrónica, in Portal da Câmara Municipal do Porto, 23 de Dezembro de 2008 (pdf, 276 KB)

Resultados

Com esta ferramenta conseguiu-se reduzir em 20% o consumo de papel e em 10% o tempo de trabalho interno.

Ponto de Contacto 

Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt
 
Adília Almeida
 adiliaalmeida@cm-porto.pt

Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt 
 Última Actualização: 10 de Janeiro de 2012