A implementação do Balcão Único permitiu reunir num só espaço os serviços do Município, facilitando dessa forma a prestação de serviços aos munícipes. Foi realizada uma remodelação completa de um espaço existente com a colocação de um piso sobrelevado, para facilitar a colocação de condutas técnicas, colocação de sistemas de ar condicionado, zonas de atendimento com 6 postos e 2 zonas de espera com sofás e televisores para prestar informação.

Entidade: Câmara Municipal de Terras de Bouro
Destinatários/Beneficiários potenciais: Munícipes, e outros interessados
Ponto de Situação: Concluído

Descrição breve
A Câmara Municipal efetuou obras profundas num espaço existente para o transformar num espaço adequado ao Balcão Único. O Balcão Único está equipado com 6 postos de atendimento ocupados pelos vários serviços existentes, possui diverso equipamento informático, duas televisões LCD com informação sobre o concelho e filas de atendimento, uma máquina de senhas, e sofás para melhorar o conforto dos munícipes. Neste espaço estão instalados os serviços de atendimento das secções de águas e saneamento, taxas e licenças, obras particulares, ação social e agricultura.

Descrição pormenorizada
Nos postos de atendimento foi colocado equipamento informático novo e instalado o software de gestão de filas, ERP e outras aplicações necessárias ao funcionamento dos serviços.

Como principais dificuldades encontradas podemos salientar a dificuldade de adaptação inicial dos munícipes ao sistema de gestão de filas, devido ao facto da maioria destes não estar habituada à utilização deste tipo de sistemas. Esta dificuldade foi ultrapassada após algumas semanas, com a ajuda dos funcionários do atendimento, que explicavam a forma de funcionamento aos utilizadores sempre que tal se mostrava necessário. 

Taxionomia
Gestão documental e Comunicações entre serviços

Tecnologia
No Balcão Único foi instalado o software de gestão de filas QMpad que permite a colocação de vários tipos de conteúdo (vídeo, imagens, RSS, tv, etc) nos ecrãs de televisão que servem para informar os utilizadores sobre a fila de cada serviço, o módulo instalado nos PCs de cada posto permite ainda gerir de forma completa os munícipes em espera nos vários serviços. O ERP do município foi instalado nos postos, assim com impressoras multifunções, que permitem a impressão a cores e a digitalização de documentos de forma rápida.

Resultados
A implementação do Balcão Único permitiu um melhor e mais célere atendimento aos munícipes, com a concentração dos serviços do Município num só lugar. Os munícipes podem aguardar sentados confortavelmente nos sofás enquanto esperam, e têm ao seu dispor nos ecrãs de televisão informação sobre o estado do tempo, noticias sobre a atividades do município e informação sobre as filas de atendimento.

Recomendações
É aconselhável dar formação adequada aos funcionários que estarão colocados no Balcão Único, sobre todos os assuntos em que irão intervir, nomeadamente os procedimentos a seguir para cada tipo de solicitação dos munícipes e sobre a forma de lidar com o público.

Site
http://www.cm-terrasdebouro.pt/News/newsdetail.aspx?news=1b8ec8ea-2df2-4683-8543-c78a92e040e0


Ponto de Contacto
Dr. Paulo Antunes – antunes@cm-terrasdebouro.pt

Imagens do Balcão Único