A Universidade da Coimbra desenhou um projecto de implementação de uma plataforma de gestão da informação – Balcão Único @ UC – traduzido numa primeira fase pela total reformulação do seu sítio institucional. Este sistema de gestão da informação foi desenvolvido numa plataforma open source, com grande funcionalidade e flexibilidade.

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Iniciativa: BUUC - Balcão Único @ UC
Entidade: Universidade de Coimbra (UC) 
Categoria: Administração Electrónica
Ponto de Situação: O novo sítio web baseado na nova plataforma Silva foi colocado online em Outubro de 2007 mas constitui, pelas suas próprias características, um projecto em desenvolvimento permanente.
Custos envolvidos: O investimento total no projecto de reestruturação da web da UC foi de 214.500 euros, financiado a 84% pelo POS_Conhecimento.
Site: www.uc.pt

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O Balcão Único@UC é uma plataforma de gestão da informação, que obrigou a uma reformulação total do sítio Web institucional da UC. Os principais objectivos foram: 

• Orientar o sítio web da UC para os seus utilizadores, transformando-o num veículo de comunicação, interna e externa, dinâmico e de fácil utilização;
• Adoptar a utilização de uma ferramenta aplicacional que permitisse efectuar a gestão e manutenção distribuídas de conteúdos, com delegação de competências e de responsabilidades de edição, libertando recursos e facilitando a gestão de informação;
• Agilizar a renovação na gestão de conteúdos (permitindo uma permanente actualização da informação disponibilizada pelas várias estruturas);
• Dotar os diversos sub-sítios web da UC de uma identidade gráfica comum (procedendo à consolidação de uma imagem corporativa ajustada aos interesses da instituição e, em simultâneo, compatível com as expectativas dos seus públicos-alvo);
• Facilitar a criação de sub-sítios e, assim, também a navegação nos diferentes sub-sítios, que têm uma estrutura básica semelhante, prezando as boas práticas de usabilidade e navegabilidade.

Destinatários/Beneficiários potenciais*

As características da plataforma e a rápida disseminação, interna à Universidade, dos conhecimentos que permitem a actualização da web da Universidade de Coimbra nas áreas que produzem informação relevante (i.e. são as próprias unidades organizacionais próximas dos utilizadores que colocam informação nos respectivos sub-sítios) permitem afirmar que os benefícios desta nova plataforma servem a globalidade dos públicos da Universidade.

A página inicial do sítio web da Universidade foi estruturada de forma a permitir a rápida orientação dos utilizadores por identificação dos próprios com um público ou através dos assuntos que lhes sejam interessantes. São os seguintes os percursos a partir da página inicial:

• INFORMAÇÃO SOBRE... 
  • A Universidade de Coimbra;
  • Ensino;
  • Investigação;
  • Apoio a Estudantes;
  • Serviços a Empresas e Transferências do Saber;
  • Redes Internacionais de Universidades;
  • Relações Internacionais;
  • Identidade Visual;
  • Coimbra.
• INFORMAÇÃO PARA... 
  • Estudantes;
  • Futuros Estudantes;
  • Estudantes e Investigadores Internacionais;
  • Membros da Comunidade da Universidade de Coimbra;
  • Antigos Estudantes;
  • Empresas;
  • Comunicação Social;
  • Visitantes e Agentes Turísticos.

A versão Inglesa destes percursos respeita as especificidades dos públicos estrangeiros, pelo que não constitui exactamente um espelho destes percursos, embora o método de organização seja o mesmo, na base.

Recomendações

O envolvimento da gestão de topo e o planeamento cuidado e com consideração pelas sugestões do maior número possível de utilizadores, potenciais e actuais e internos e externos, constituíram factores importantes de sucesso, a par com uma visão que privilegiou os seguintes princípios de desenvolvimento do processo:

• Facilidade de navegação (definição da arquitectura da informação e organização dos conteúdos);
• Utilidade e precisão (consideração de diferentes públicos e de diferentes propósitos de utilização);
• Escalabilidade (necessidade permanente de actualização);
• Adequação (às necessidades dos utilizadores mas também às necessidades e recursos da UC).

Próximas Acções

Apesar da sua implementação inicial datar de Outubro de 2007, não se pode apontar esta como a data de finalização do projecto. Pelo contrário, esse foi apenas mais um ponto de um processo que todos os dias vê acrescentadas novas metas. Para um futuro mais ou menos próximo, prevêem-se medidas como:

• Terminar a migração dos sítios web da Universidade para CMS Silva e garantir os melhores níveis possíveis de usabilidade da web da UC (todos os sub-sítios, com institucionalização de mecanismos de monitorização permanente);
• Promover a máxima interacção entre os públicos ‘clientes’ e a UC através da web, com a institucionalização de mecanismos de garantia de qualidade dos serviços assim prestados.

Anexos

Projecto Web da Universidade de Coimbra é um dos Vencedores do Prémio Boas Práticas no Sector Público – Gabinete de Comunicação e Identidade da Universidade de Coimbra, 22 de Maio de 2009 (pdf, 168 KB)

Resultados

Relativamente aos principais resultados alcançados, merecem destaque:

• O reforço da identidade UC (através da implementação de uma identidade gráfica global e coerente);
• O aumento da transparência da organização (quer para os membros da comunidade universitária quer para o exterior);
• A redução de custos de comunicação (utilização de software open source, sem custos de licenciamento, e utilização de recursos humanos da própria UC);
• A melhoria em termos de eficiência processual e o aumento do número de utilizadores (alcançando mais de 104 milhões de acessos em 2007 e mais de 300 milhões em 2008);
• A certificação QWeb/IQNet em Outubro de 2008, e o posto no Top 100 do ranking do International Education Directory of Colleges and Universities (43.º lugar).

Ponto de Contacto 

António Gomes Martins
Vice-Reitor da Universidade de Coimbra
Tel.: (+351) 239 853 180

Fernando Boavida Fernandes
Director Estratégico para as Tecnologias de Informação e Comunicação
Universidade de Coimbra
Tel.: (+351) 239 853 180

Mário Bernardes
Coordenador do Centro de Informática
Universidade de Coimbra
Tel.: (+351) 239 853 180

Rafael Agostinho
Divisão de Identidade, Imagem e Comunicação
Universidade de Coimbra
Tel.: (+351) 239 853 180

 Última Actualização: quarta-feira, 28 de Abril de 2010